Innovazione

9 marzo 2019

PTT: il professionista pubblico ufficiale e la certificazione di processo

Autore: Simone Carunchio
cloud computing rete digitale web archivio elettronico
Onori e oneri della professione. I difensori dei contribuenti nell'ambito del Processo Tributario Telematico, possono attestare la conformità di una copia informatica di qualsiasi documento procedurale formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme secondo le modalità di cui al Codice dell'Amministrazione Digitale, tra queste ultime si segnala in particolare la "certificazione di processo". Nel compimento di tale attestazione il professionista assume la veste di pubblico ufficiale. Le ricadute in termini di responsabilità sono tutte da valutare.

Il PTT, ossia il Processo Tributario Telematico, può essere definito come quel processo le cui procedure si basano sull'utilizzo di strumenti informatici per la redazione, la notifica, il deposito e la comunicazione di atti e documenti dematerializzati e informatici.

In Italia si cominciò a introdurlo con il D.L. n. 98/2011, art. 39, comma 8, favorendo l'ampliamento dell'utilizzo della PEC (Posta Elettronica Certificata), mediante la modifica dell'art. 16 del D. Lgs. n. 546/1992 (codice di procedura tributaria - cpt), e stabilendo l'adeguamento del processo tributario alle nuove tecnologie dell'informazione in attuazione del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD - D. Lgs. n. 82/2005).

In seguito fu emanato il decreto MEF n. 163/2013, attuato con il decreto del Direttore Generale delle Finanze del 5 agosto 2015, e, successivamente, il D. Lgs. n. 156/2015, mediante il quale fu introdotto l'art. 16-bis nel D. Lgs. n. 546/1992, con cui furono disciplinate compiutamente le comunicazioni, i depositi e le notificazioni per via telematica. Di particolare rilevo è poi stata la circolare n. 2/DF/2016 del MEF.

Con il decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 (D. L. n. 119/2018), mediante l'art. 16 è stato modificato l'art. 16-bis cpt e, soprattutto, è stato introdotto l'art. 25-bis ctp sul "potere di certificazione di conformità". Mentre con il primo intervento si è definitivamente instaurato il PTT, obbligatorio dal 1° luglio del 2019; con il secondo intervento è stata stabilita una vera e propria novità in capo ai difensori delle parti in causa: i dipendenti delle agenzie fiscali e i professionisti difensori dei contribuenti possono attestare la conformità della copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme secondo le modalità di cui al CAD.

Inoltre, lo stesso potere è riconosciuto anche in caso di estrazione di copia analogica di atti e provvedimenti dal fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria. Detti ultimi atti equivalgono all'originale anche senza l'attestazione di conformità da parte dell'ufficio di segreteria stesso.

Le copie in questione, informatiche o cartacee, munite dell'attestazione equivalgono all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento detenuto o presente nel fascicolo informatico.

In ultimo - in ciò uno degli aspetti più innovativi della nuova normativa - nel compimento dell'attestazione di conformità i dipendenti e i professionisti assumono la veste di pubblico ufficiale.

La centralità del tema della certificazione di conformità di una copia di un documento a un originale nel PTT è già stata rilevata, dalla giurisprudenza di merito, nell'ambito delle notifiche. Per esempio la CTP di Lecce, nella sentenza n. 611/2015, ha dichiarato la nullità della notifica via PEC di una cartella di pagamento perché la copia della cartella stessa era priva di attestazione di conformità a un originale. Nella stessa direzione anche la CTP di Latina nelle sentenze nn. 992 e 21096/2016 (o, ancora, CTP Reggio Emilia 204/2017, CTP Milano 1023/2017, CTP Arezzo 264/2016, CTR Campania 9464/2017, CTR Liguria 1745/2017, CTP Treviso 93/2018). Diversamente, invece, la CTR della Lombardia, nella sentenza n. 4754/2018 (o, anche, CTP Bologna 985/2017, CTP Milano 353/2018).

In ogni caso parrebbe, in questi casi, che la cartella di pagamento non sia equiparabile a un atto giudiziario.

Indipendentemente da questa diatriba sulla valenza degli atti notificati, è evidente che la certificazione di conformità, in particolare dal 1° luglio 2019, assumerà un'importanza senza precedenti. Ma in cosa consiste? Se da una parte sembra sufficiente la firma digitale, dall'altra anche il professionista parrebbe dover ricorrere alla modalità della "certificazione di processo" prevista dal CAD per ottenere duplicati informatici di documenti analogici.

Orbene, in generale, la copia può essere di un documento informatico o di un documento analogico, la quale, a sua volta, può essere informatica o analogica. Mentre l'autenticità (originalità?) di un documento informatico (ossia, in sintesi, di un documento creato direttamente mediante computer) è assicurata mediante firma elettronica o digitale o qualificata (art. 20, CAD); il documento analogico è originale in quanto, normalmente, sottoscritto dalle parti.

In entrambi i casi la conformità delle relative copie è attestata dalla certificazione (normalmente effettuata mediante la firma elettronica o digitale), che può essere rilasciata a seguito o di raffronto dei documenti o mediante certificazione di processo. Se il primo metodo è quello che potrebbe definire 'tradizionale' (adottato per la copia analogica di un documento analogico), il secondo è di recente introduzione (per le copie informatiche di documenti analogici).

Nel CAD (art. 23-bis) è specificato che i duplicati informatici di documenti informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida e hanno la stessa efficacia probatoria se la loro conformità all'originale è attestata da un pubblico ufficiale o se essa non è disconosciuta.

Le copie analogiche dei documenti informatici hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità a quest'ultimo è attestata da un pubblico ufficiale o essa non è disconosciuta (art. 23, CAD).

Più delicata, invece, è la questione delle copie informatiche di documenti analogici di cui all'art. 22 del CAD, di recente modificato mediante il D. Lgs. n. 217/2017. Il comma 1-bis dell'art. 22 cit., infatti, stabilisce che "la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia".

La questione che si è immediatamente posta è che il legislatore non ha definito sotto nessun aspetto la "certificazione di processo". Può soccorrere, per il momento, quanto contenuto nello studio 4_2018 DI del CNN.

Ma che cosa è e che valore ha la certificazione di processo stessa?

Punto fermo è che l'efficacia probatoria della copia per immagine si diversifica a seconda che essa sia realizzata ricorrendo o meno all'attestazione di conformità: nel primo caso, ha la medesima efficacia dell'originale, nel secondo, invece, l'equiparazione è subordinata al non espresso disconoscimento.

La copia informatica di un originale analogico è stata ricondotta nella disciplina dell'art. 2712 del c.c., in base al quale dette copie formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.

In sintesi, la certificazione di processo è la certificazione di un 'processo' idoneo ad assicurare un determinato risultato, ossia la conformità delle copie agli originali. L'efficacia probatoria di detto processo è riconducibile alla presunzione semplice di cui all'art. 2729 c.c. Fondamentale in questo senso è la presenza di un pubblico ufficiale che possa attestare l'idoneità del processo stesso.

Il professionista, pertanto, sembrerebbe poter attestare, ai fini del PTT che la copia informatica è conforme alla copia conforme di un documento processuale ottenuta mediante la certificazione di processo. Ma si potrebbero ipotizzare dei casi in cui la certificazione di processo debba essere effettuata dal professionista stesso. Il CAD, infatti, si rivolge ai pubblici ufficiali in generale. Se, infatti, il difensore deve presentare via PEC la copia di un documento analogico ai fini processuali, l'unica via sembrerebbe quella di effettuare la certificazione in parola. Le ricadute in termini di responsabilità sono tutte da valutare. Onori e oneri della professione.

Si tratta, insomma, di verificare che le informazioni che sono inserite nel sistema siano valide sotto tutti gli aspetti: affinché ci si possa fidare di ciò che in esso si trova, infatti, si deve fare affidamento sulla lealtà di colui che le informazioni le ha inserite, o, quantomeno, controllarlo.
 © Informati S.r.l. – Riproduzione Riservata