Tracciabilità delle spese aziendali: cosa cambia con la Legge di Bilancio 2025

Il recente webinar organizzato da Soldo con la partecipazione di IDC ha chiarito i nuovi obblighi introdotti dalla Legge di Bilancio 2025, che impattano direttamente sulle spese di trasferta e rappresentanza aziendali. L’obiettivo principale è chiaro: combattere l’evasione fiscale attraverso un sistema che impone la tracciabilità dei pagamenti come condizione per la deducibilità fiscale delle spese.

La normativa

Dal 1° gennaio 2025, le aziende possono dedurre fiscalmente le spese di trasferta e di rappresentanza solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili. Non basta la ricevuta: è necessario dimostrare l’effettivo trasferimento di denaro dall’azienda al fornitore, passando – se serve – dal dipendente.

In pratica:

• sono ammessi solo pagamenti con bonifici, carte di credito/debito/prepagate o altri strumenti elettronici equivalenti;
• i rimborsi spese non tracciabili diventano reddito imponibile per il dipendente e indeducibili per l’azienda, con impatti su IRPEF, IRES, IRAP e contributi.

Impatti per le aziende

Il cambiamento richiede alle aziende di:

• rivedere i processi di pagamento e rendicontazione;
• garantire una raccolta e conservazione puntuale della documentazione, sia della spesa che della prova di pagamento;
• limitare l’uso del contante e preferire strumenti aziendali digitali, come le carte prepagate e gestionali integrati.

Rischi in caso di non conformità

La mancata tracciabilità comporta:

• perdita della deducibilità;
• aumento del reddito imponibile per i dipendenti;
• sanzioni fiscali, in caso di ispezioni e aggravio di lavoro per i reparti amministrativi.

Soluzioni e raccomandazioni

Per affrontare il cambiamento in modo proattivo, il webinar suggerisce di:

• adottare carte aziendali collegate a un software di gestione spese;
• evitare i pagamenti personali e i rimborsi manuali;
• digitalizzare i flussi e conservare i documenti per almeno 10 anni.

Come concluso da Maria Adele di Comité (IDC): “Questo è il momento per le aziende di ogni dimensione di rivedere i propri processi. La combinazione di strumenti tracciabili e digitalizzazione è la chiave per garantire compliance, efficienza e una migliore employee experience.”

Clicca qui per guardare il webinar