Obbligo collegamento POS-RT, cosa bisogna fare quando ci sono due o più POS?

Quando nella stessa unità locale sono presenti due o più POS, la regola è che tutti i dispositivi di incasso elettronico devono essere censiti singolarmente tramite il loro ID univoco ma possono essere collegati alla stessa unità locale e allo stesso registratore telematico.

Nella pratica quotidiana il caso del singolo POS è ormai quasi l’eccezione, quindi molto spesso è una situazione cui ci si trova di fronte. È frequentissimo che bar, ristoranti, negozi di abbigliamento, calzolerie e molte altre attività lavorino con un solo RT ma con più POS attivi nello stesso punto vendita. Si pensi ai due o tre terminali fisici presenti sul bancone, magari utilizzati alternativamente dal personale di cassa, oppure alla presenza di uno o più soft POS installati su smartphone o tablet, usati per rendere più veloce l’incasso o per servire il cliente in mobilità.

Proprio per questo, la procedura web è stata impostata in modo da riflettere l’organizzazione reale delle attività commerciali. Non si ragiona, quindi, secondo uno schema rigido in cui a ogni registratore telematico debba corrispondere un solo POS. Al contrario, il sistema consente di censire ciascun POS attraverso il suo identificativo univoco e di collegare tutti i POS alla stessa unità locale e allo stesso registratore telematoco. 

Ciò che conta è che ogni POS sia correttamente identificato e ricondotto all’unità locale in cui avvengono gli incassi. Attenzione però a un equivoco molto diffuso. Molti operatori, quando sentono parlare di collegamento tra POS e RT, immaginano un vincolo tecnico rigido, quasi “uno contro uno”, e si chiedono se con due, tre o più terminali sia necessario modificare l’assetto della cassa o acquistare nuovi dispositivi fiscali. In realtà non è così. Non esiste un limite rigido: si possono associare 3, 4, 5 o 10 POS allo stesso registratore, purché siano correttamente identificati.

Il problema, quindi, non è il numero dei POS presenti nel locale, ma la correttezza del censimento. Se i dispositivi sono tutti tracciati con il loro ID univoco e sono tutti riferibili alla stessa unità locale, il collegamento allo stesso RT è pienamente coerente con la logica del sistema.

Occhio che vanno considerati e collegati anche eventuali soft POS su smartphone o tablet. Nella realtà dei negozi e dei pubblici esercizi, infatti, capita spesso che alcuni dispositivi vengano percepiti come secondari e quindi quasi dimenticati in sede di ricognizione. È proprio qui che può nascere l’errore: non tanto nell’avere più POS, ma nel non considerarli tutti ai fini del censimento.

Per un bar o un ristorante, ad esempio, la situazione tipica è quella di un registratore telematico collocato in cassa e di più dispositivi di pagamento utilizzati dal personale. Uno può restare fisso sul bancone, un altro può essere portato ai tavoli, un altro ancora può essere installato su un device mobile per gli incassi più rapidi. In un negozio di abbigliamento la stessa logica si ritrova quando il punto vendita dispone di più terminali, magari uno alla cassa principale e altri presso postazioni di supporto o in mano agli addetti. In tutti questi casi l’approccio corretto non cambia: ogni POS va censito singolarmente e tutti possono essere collegati alla medesima unità locale e allo stesso RT.