Ok al prospetto paga elettronico

Premessa. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, in risposta all’interpello n. 13/2012 pubblicato in data 30 maggio 2012, chiarisce che il prospetto paga può essere inviato non soltanto tramite posta elettronica (certificata o meno), ma può anche essere reso disponibile su di un sito internet, all'interno di un'area riservata alla quale il singolo dipendente interessato possa accedere con la propria password per visualizzarne il contenuto.

Il quesito - Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro ha avanzato richiesta d’interpello per sapere se è possibile, per il datore di lavoro, assolvere agli obblighi ex art. 1 e 3, della L. n. 4/1953 in merito alla consegna del prospetto paga, oltre che mediante l’utilizzo della Pec (Posta Elettronica Certificata), anche attraverso un sito web, dotato di un’area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password individuale. Nel dettaglio, i C.d.L. chiedono se possa ritenersi sufficiente la semplice collocazione dei prospetti paga di volta in volta elaborati, nell’apposita area riservata del sito web: prospetti, quest’ultimi, consultabili e scaricabili esclusivamente dal lavoratore interessato utilizzando una password individuale.

Risposta del M.L.P.S. – In via preliminare, per rispondere la quesito posto il M.L.P.S. cita l’interpello n. 1/2008, con il quale viene affermata la legittimità “all’assolvimento dell’obbligo per mezzo di inoltro del prospetto stesso con posta elettronica certificata”. Ora, nel ribadire quanto descritto nel suddetto interpello, il Ministero del Lavoro ritiene di dover chiarire la legittimità della consegna del documento anche mediante Pec non certificata, cioè a un comune indirizzo e-mail. A tal proposito, l’art. 1 della L. n. 4/1953 fa riferimento a un obbligo di “consegnare” il prospetto paga senza alcun richiamo alla necessità che sia consegnata in forma cartacea, con la conseguenza che non si ravvisa uno specifico divieto di trasmettere al lavoratore il documento per posta elettronica anche non certificata. Ciò, aggiunge il Ministero del Lavoro, purché sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo materializzare. Alla luce di quanto finora affermato, è possibile concludere che l’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale. Inoltre, al fine di garantire la verifica immediata da parte del lavoratore appare necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito.