Smart working ordinario: vecchi e nuovi obblighi per datori di lavoro

La cessazione del regime emergenziale ha determinato il definitivo ritorno alla disciplina ordinaria del lavoro agile, imponendo ai datori di lavoro un adeguamento sostanziale degli assetti organizzativi e degli adempimenti giuridici. Lo smart working non può più essere gestito come modalità “di fatto”, ma richiede la piena applicazione delle disposizioni della Legge n. 81/2017, oggi rafforzate dalle innovazioni introdotte dalla Legge n. 34/2026 in materia di salute e sicurezza. In particolare, assume rilievo centrale l’obbligo di formalizzazione mediante accordo individuale, unitamente alla necessità di garantire un sistema prevenzionistico coerente con le peculiarità della prestazione resa al di fuori dei locali aziendali. In tale contesto, la nuova disciplina valorizza l’informativa scritta quale strumento cardine per l’assolvimento degli obblighi di sicurezza, con specifico riferimento ai rischi connessi all’utilizzo di videoterminali e alle condizioni ergonomiche della prestazione.

La fine della disciplina emergenziale ha segnato un passaggio spesso sottovalutato nella prassi aziendale: il lavoro agile non può più essere gestito come una modalità “di fatto”, ma richiede un pieno riallineamento alla disciplina ordinaria delineata dalla Legge n. 81/2017, oggi ulteriormente rafforzata dagli interventi introdotti dalla Legge n. 34/2026 in materia di salute e sicurezza.

Durante la fase emergenziale, infatti, il legislatore aveva consentito un utilizzo semplificato dello smart working, svincolato dalla necessità dell’accordo individuale e caratterizzato da adempimenti ridotti. Molte organizzazioni hanno tuttavia continuato ad applicare tale modello anche successivamente, mantenendo forme di lavoro agile prive di una piena formalizzazione giuridica e di un adeguato aggiornamento del sistema prevenzionistico.

Nel contesto attuale, tale impostazione non è più sostenibile. Il lavoro agile deve essere ricondotto entro un quadro regolatorio completo, nel quale assumono rilievo centrale l’accordo individuale, gli obblighi informativi in materia di sicurezza e la coerenza complessiva dell’assetto organizzativo aziendale.

Ritorno alla disciplina ordinaria: dalla prassi alla regola

Il primo profilo riguarda la necessità di formalizzare il lavoro agile attraverso un accordo individuale scritto. Tale accordo non rappresenta un mero adempimento formale, ma costituisce l’elemento costitutivo della modalità agile, in quanto definisce l’equilibrio tra poteri datoriali, autonomia del lavoratore e tutela della persona.

Parallelamente, permane l’obbligo di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro, che, pur avendo natura amministrativa, è essenziale ai fini della regolarità del rapporto.

Accanto a questi adempimenti “classici”, la riforma del 2026 introduce un elemento di forte discontinuità, attribuendo all’informativa sulla sicurezza un ruolo centrale e strutturale. Il datore di lavoro è oggi chiamato a garantire, con cadenza almeno annuale, una informazione puntuale e aggiornata sui rischi connessi alla prestazione in modalità agile, con particolare attenzione all’utilizzo dei videoterminali e ai rischi ergonomici e posturali.

Questo spostamento dell’asse della sicurezza, dal controllo dei luoghi alla gestione del rischio attraverso l’informazione, impone alle imprese un ripensamento complessivo del proprio sistema prevenzionistico.

La sicurezza nel lavoro agile: dalla vigilanza al modello partecipativo

Nel lavoro agile, il datore di lavoro non ha la disponibilità giuridica dei luoghi in cui si svolge la prestazione. Questo dato strutturale rende impossibile replicare il modello tradizionale di prevenzione fondato sul controllo diretto degli ambienti.

La normativa, in particolare attraverso il nuovo comma 7-bis dell’art. 3 del D.Lgs. n. 81/2008, prende atto di tale limite e costruisce un sistema alternativo, basato sulla responsabilizzazione del lavoratore e sulla qualità dell’informazione fornita

Il lavoratore non è più un soggetto passivo, ma diventa parte attiva del sistema di sicurezza, chiamato a cooperare nell’attuazione delle misure di prevenzione. Ciò comporta che l’efficacia della tutela dipenda, in larga misura, dalla chiarezza, completezza e aggiornamento delle indicazioni fornite dal datore di lavoro.

In questo quadro, assume particolare rilevanza la gestione dei rischi da videoterminale, che rappresentano il principale fattore di esposizione nel lavoro agile. L’obbligo di pause, la corretta postura e l’organizzazione ergonomica della postazione diventano elementi centrali della prevenzione.

Criticità più diffuse nella prassi aziendale

L’esperienza applicativa mostra come molte aziende abbiano proseguito il lavoro agile senza adeguare i propri assetti organizzativi. Le criticità più frequenti riguardano l’assenza di accordi individuali, la mancata consegna dell’informativa aggiornata e l’omesso adeguamento del DVR.

Queste carenze espongono il datore di lavoro non solo a sanzioni amministrative e penali, ma anche a rischi significativi in caso di infortunio o malattia professionale, in quanto possono essere interpretate come violazioni degli obblighi prevenzionistici.

I datori di lavoro che, esaurita la fase emergenziale, hanno proseguito nell’utilizzo del lavoro agile sono oggi tenuti a un completo riallineamento alla disciplina ordinaria, non essendo più sufficiente la mera prosecuzione di fatto della modalità agile. In particolare, assumono carattere imprescindibile la stipula dell’accordo individuale, l’adempimento degli obblighi informativi in materia di sicurezza, ulteriormente rafforzati dalla Legge n. 34/2026, nonché l’adeguamento del sistema prevenzionistico aziendale e delle comunicazioni obbligatorie.”

La disciplina dello smart working: accordo e organizzazione

Ai sensi della Legge n. 81/2017, il lavoro agile non costituisce una nuova tipologia contrattuale, bensì una modalità di esecuzione del rapporto subordinato, che richiede necessariamente la stipula di un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore.

Tale accordo deve disciplinare:

• modalità di esecuzione della prestazione; 
• tempi di lavoro e riposo; 
• strumenti utilizzati; 
• esercizio del potere direttivo e di controllo; 
• diritto alla disconnessione. 

La prestazione può essere resa in luoghi diversi dai locali aziendali, inclusa l’abitazione del lavoratore o spazi di co-working, con conseguente attenuazione del controllo diretto del datore di lavoro sugli ambienti.

La nuova disciplina 2026: l’informativa

La principale novità introdotta dall’art. 11 della Legge n. 34/2026 consiste nell’inserimento del comma 7-bis all’art. 3 del D.Lgs. n. 81/2008, che ridefinisce le modalità di adempimento degli obblighi prevenzionistici nel lavoro agile.

Il legislatore stabilisce che, quando la prestazione è resa in ambienti non nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, gli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità sono assolti mediante la consegna:

• al lavoratore 
• e al RLS 
• di una informativa scritta annuale, contenente:
• i rischi generali; 
• i rischi specifici connessi al lavoro agile; 
• indicazioni operative per la prevenzione. 

Si tratta di un passaggio di rilievo sistemico: l’informativa diventa lo strumento centrale di gestione del rischio, sostituendo in parte il controllo diretto sui luoghi di lavoro.

Focus sui videoterminali e rischi specifici

Particolare rilievo assume la disciplina relativa ai videoterminali (artt. 172-179 D.Lgs. 81/2008), espressamente richiamata dalla novella 2026.

Tra i principali obblighi:

• valutazione dei rischi per vista, postura e affaticamento (art. 174); 
• pause obbligatorie ogni 120 minuti (art. 175); 
• sorveglianza sanitaria (art. 176); 
• informazione e formazione (art. 177). 

Nel lavoro agile, tali obblighi devono essere “trasferiti” nel contesto domestico o comunque esterno, attraverso l’informativa e le istruzioni operative.

Le tutele INAIL nel lavoro agile

Il lavoratore agile è pienamente coperto dall’assicurazione INAIL ai sensi dell’art. 23 della Legge n. 81/2017. La tutela opera per infortuni occorsi durante la prestazione lavorativa oppure in itinere, se collegati a esigenze lavorative. 

La copertura è riconosciuta anche fuori dai locali aziendali, purché il luogo sia coerente con la prestazione e l’attività svolta sia lavorativa. 

La giurisprudenza e la prassi INAIL tendono a valorizzare la “ragionevolezza” della scelta del luogo e del comportamento del lavoratore.

Nuovo regime sanzionatorio

La Legge n. 34/2026 introduce un rafforzamento del sistema sanzionatorio attraverso la modifica dell’art. 55 del D.Lgs. n. 81/2008.

La mancata consegna dell’informativa comporta:

• arresto da 2 a 4 mesi

oppure 

• ammenda da € 1.708,61 a € 7.403,96 

La violazione viene equiparata a quelle relative agli obblighi fondamentali di informazione e formazione.

Riferimenti normativi principali

• Legge 22 maggio 2017, n. 81 (artt. 18-23) 
• D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 (artt. 3, 18, 36, 37, 55, 172-179) 
• Legge 11 marzo 2026, n. 34, art. 11 
• Art. 23, Legge n. 81/2017 (tutela INAIL) 
   

Domande e risposte

Sì. L’accordo individuale è elemento costitutivo della modalità agile ai sensi della Legge n. 81/2017. In assenza, non si configura lavoro agile in senso tecnico.

Non in senso diretto. La responsabilità è “mediata” dall’obbligo di informazione e formazione. Il controllo sugli ambienti è sostituito dalla responsabilizzazione del lavoratore.

Si applica il regime sanzionatorio dell’art. 55 D.Lgs. 81/2008, con arresto o ammenda. Inoltre, aumentano i rischi di responsabilità in caso di infortunio.

Caso pratico