Un solo POS per più attività e POS mobile: quando e come scatta davvero l’obbligo di collegamento con il registratore telematico?

Nella Risposta n. 44/2026 l’Agenzia riporta l’obbligo di collegamento POS-RT dentro la sua dimensione realmente operativa: non è un vincolo fisico che impone un POS dedicato per ogni singola linea di business, né un requisito che scatta automaticamente su qualsiasi incasso elettronico in astratto. La logica, invece, è funzionale alla qualità del dato che confluisce nei flussi dei corrispettivi e, soprattutto, alla riconducibilità del transato elettronico alle operazioni per le quali sussiste l’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica.

Quando un’impresa svolge attività eterogenee, alcune soggette a RT e documento commerciale, altre in regimi speciali o in esonero, l’Agenzia non legge la norma in modo, per così dire, proibizionistico: l’utilizzo di un solo POS per incassi riferibili a più attività non è vietato.

La condizione, però, è tutt’altro che formale: l’obbligo di collegamento deve risultare assolto per le attività che rientrano nel perimetro dell’art. 2, comma 1, del d.lgs. 127/2015, e la gestione della vendita deve garantire che, al momento dell’emissione del documento commerciale, siano correttamente imputati importi e modalità di pagamento.

Essenziale che la selezione di ciò che rileva ai fini del collegamento non avviene scegliendo prima quali pagamenti associare e quali no. Si realizza nel momento in cui l’operazione viene registrata sullo strumento di certificazione, perché è in quel momento che si qualifica fiscalmente l’operazione, si espone il metodo di pagamento e si determina l’informazione che alimenta i dati trasmessi.

Questo sposta l’attenzione su un tema di procedure e controlli: bisogna andare a verificare che la cassa e il RT siano usati in modo coerente, evitando che incassi di attività non soggette vengano mischiati senza un’adeguata rappresentazione in fase di certificazione, oppure che, al contrario, pagamenti di attività soggette risultino non correttamente tracciati nella scelta della forma di pagamento sul documento commerciale. In sostanza, l’unicità del POS è compatibile con la norma, ma richiede una governance della registrazione che minimizzi le zone grigie tra incasso e certificazione.

Nello stesso ragionamento si inserisce la leva, spesso utile nei contesti promiscui, dell’emissione volontaria di documenti commerciali anche quando non sarebbe obbligatoria la memorizzazione e trasmissione. L’Agenzia ricorda che l’opzione è sempre praticabile e che, in registrazione, può essere utilizzata la “natura IVA” N2. Non è un obbligo, ma è una opzione, perché far rientrare per scelta gestionale determinati flussi in un’unica regia di cassa può ridurre disallineamenti interni, semplificare le riconciliazioni e rendere più lineare il collegamento informativo tra pagamenti elettronici e operazioni registrate, soprattutto quando si usa un POS unico.

Infine, sui POS mobile e sui dispositivi che operano via smartphone o come unità autonome, la Manovra 2025 non restringe i mezzi di pagamento ammessi né introduce un catalogo chiuso di device. La novità non è tecnologica, ma relazionale: qualunque strumento hardware o software che accetta pagamenti elettronici, se utilizzato per operazioni soggette a RT, entra nel vincolo di censimento e associazione. Quindi nessuna preclusione ai POS portatili, purché, quando ricorrono i presupposti, siano correttamente censiti e abbinati secondo le modalità previste.