L’assistenza online del Fisco diventa un “canale unico” per comunicazioni e avvisi: Civis si rinnova

L’Agenzia delle Entrate rafforza i servizi digitali a disposizione di cittadini, imprese e professionisti. Con la nuova versione di Civis, attiva nell’area riservata del sito delle Entrate, l’assistenza online sulle comunicazioni e sugli avvisi del Fisco diventa più completa, trasparente e semplice da utilizzare. L’obiettivo è trasformare Civis in un vero e proprio “canale unico” per la gestione delle richieste di assistenza relative a comunicazioni, avvisi telematici e cartelle di pagamento derivanti dai controlli automatizzati o dalla liquidazione delle imposte sui redditi soggetti a tassazione separata.

Come chiarisce la guida operativa aggiornata dell’Agenzia, Civis è il canale di assistenza online disponibile nell’area riservata che consente di gestire alcune comunicazioni e atti in modalità digitale, senza recarsi agli sportelli. Il servizio è rivolto non solo ai contribuenti e agli intermediari, ma anche ai rappresentanti legali delle persone fisiche, come tutori, curatori speciali, amministratori di sostegno e genitori di minori, oltre che alle persone di fiducia. 

Assistenza online senza passare dallo sportello

Attraverso Civis è possibile chiedere assistenza se si è ricevuta una comunicazione, un avviso telematico o una cartella di pagamento collegati a controlli automatizzati o alla liquidazione di imposte sui redditi a tassazione separata. Il servizio può essere utilizzato indipendentemente dal canale con cui l’atto è stato ricevuto: avviso telematico, Pec, lettera o raccomandata A/R.

La procedura è guidata e accompagna l’utente passo dopo passo nella compilazione della richiesta. Per avviarla occorre inserire il codice fiscale del contribuente, se non già presente in automatico, e selezionare la tipologia di atto per cui si chiede assistenza. In base all’atto scelto, il sistema richiede ulteriori dati utili a individuare correttamente la posizione da esaminare.

Nel caso di una comunicazione o di un avviso telematico di irregolarità, è necessario indicare il numero identificativo di 13 cifre presente sull’atto. Per le cartelle di pagamento, invece, Civis consente di individuare la pratica attraverso diversi criteri alternativi, come il codice atto, l’identificativo della cartella o l’identificativo della partita di ruolo.

Riesame della pratica direttamente online

La principale novità riguarda la possibilità, per il contribuente o per l’intermediario delegato, di continuare a dialogare con l’Agenzia anche dopo la prima risposta ricevuta. In passato, se l’utente non riteneva corretto l’esito della lavorazione o voleva fornire ulteriori elementi, era spesso necessario utilizzare altri canali, come un appuntamento in ufficio o l’invio di una Pec.

Con il nuovo Civis, invece, è possibile chiedere direttamente online una seconda richiesta di assistenza, cioè il riesame della pratica. Questa possibilità è prevista quando il contribuente non è soddisfatto dell’esito della prima lavorazione oppure quando intende trasmettere ulteriori informazioni o chiarimenti non comunicati nella richiesta iniziale.

Si tratta di un passaggio importante perché consente di mantenere il confronto con l’Agenzia all’interno dello stesso canale digitale, riducendo duplicazioni, tempi di attesa e passaggi amministrativi aggiuntivi. L’interazione prosegue con l’ufficio che ha gestito la pratica, garantendo maggiore continuità nella valutazione dell’istanza.

Chiarimenti, contatti e ricevuta della richiesta

Nella compilazione della richiesta, un ruolo centrale è svolto dal campo “Informazioni relative alla richiesta di assistenza”, nel quale devono essere indicati gli elementi rilevanti per la correzione dell’esito, le motivazioni della richiesta e tutte le informazioni utili a inquadrare correttamente la situazione. La guida precisa che questo campo può contenere fino a 3.000 caratteri ed è lo strumento principale con cui il contribuente comunica all’ufficio gli elementi necessari per la lavorazione.

L’utente deve inoltre inserire i dati di contatto, tra cui indirizzo e-mail e nominativo di riferimento. È possibile anche aderire al servizio che avvisa, tramite e-mail o SMS, della chiusura della pratica. Dopo l’invio, il sistema attribuisce automaticamente alla richiesta un identificativo numerico di 13 cifre, utile per le successive consultazioni. L’utente può quindi visualizzare il riepilogo dell’istanza e salvare o stampare la ricevuta.

Fino a 10 documenti allegabili per supportare l’istanza

Un’altra novità rilevante riguarda la possibilità di allegare documenti alla seconda richiesta di assistenza. Il nuovo Civis consente infatti di caricare fino a 10 documenti, con una dimensione massima di 20 MB per ciascun file, quando gli allegati sono utili a supportare meglio l’istanza.

La guida operativa precisa però che, in linea generale, per le comunicazioni di irregolarità, gli avvisi telematici e le relative cartelle di pagamento non è necessario allegare documenti già disponibili nei sistemi dell’Agenzia. Non vanno quindi trasmessi, ad esempio, modelli F24 o dichiarazioni fiscali già inviate all’Amministrazione finanziaria. I documenti devono essere allegati solo nei casi in cui servano elementi specifici non già in possesso dell’Agenzia.

Il ruolo del servizio “Consegna documenti e istanze”

La guida dedica un passaggio anche al servizio “Consegna documenti e istanze”, che può essere utilizzato quando l’ufficio che sta trattando la pratica ritiene necessario acquisire ulteriori informazioni, prospetti riepilogativi o chiarimenti. In questi casi, l’ufficio può contattare il contribuente telefonicamente o via e-mail, utilizzando i recapiti indicati nella richiesta Civis.

Per la prima richiesta di assistenza, l’invio di documenti integrativi avviene tramite “Consegna documenti e istanze”. Per la seconda richiesta, invece, Civis consente di allegare i documenti direttamente in fase di compilazione, rendendo la procedura più immediata e completa.

Consultazione delle richieste e maggiore trasparenza

Il nuovo Civis permette anche di seguire l’intero iter della pratica in modo più trasparente. Attraverso la funzione “Consultazione delle richieste”, disponibile nella pagina principale del servizio, il contribuente può conoscere lo stato di lavorazione, verificare l’esito delle istanze inviate e consultare anche le richieste precedenti, comprese quelle presentate da un intermediario delegato.

Quando la lavorazione si conclude, lo stato della richiesta risulta “chiusa” e viene reso disponibile un riepilogo delle attività svolte dall’ufficio e dell’esito della valutazione. È inoltre possibile conoscere l’ufficio che ha preso in carico la richiesta o che ha completato la lavorazione, informazione generalmente disponibile dal giorno lavorativo successivo all’acquisizione della pratica.

Controlli sugli allegati e sicurezza del sistema

La guida operativa chiarisce infine che, quando alla richiesta sono allegati uno o più file, l’Agenzia effettua controlli di sicurezza per verificare che non contengano virus o elementi attivi, come macro o campi variabili. Durante questa fase, lo stato della richiesta risulta “in verifica”.

Se anche uno solo dei file allegati non supera i controlli, la richiesta non viene acquisita e risulta “scartata”. In questo caso viene generata una ricevuta di scarto, consultabile nella sezione dedicata, e il contribuente riceve una comunicazione all’indirizzo e-mail indicato. Sarà comunque possibile presentare una nuova richiesta, correggendo o sostituendo i file allegati.

Con questo aggiornamento, Civis diventa quindi uno strumento più completo per l’assistenza fiscale online: consente di presentare richieste, chiedere un riesame, allegare documenti quando necessario, consultare lo stato delle pratiche e mantenere traccia dell’intero percorso. Un passo ulteriore verso un rapporto più digitale, semplice e tracciabile tra Fisco e contribuenti.