CNDCEC: archiviazione digitale dei documenti

In un’epoca in cui il rispetto della natura va di pari passo con le esigenze di contenimento degli sprechi e la necessità di informatizzare e snellire i processi burocratici e di archiviazione, anche il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili esprime il proprio parere in merito stabilendo delle misure di adempimenti da eseguire al fine di archiviare i documenti in maniera digitale. Questo è quanto lo stesso Consiglio, tramite il documento pubblicato ieri, ha ritenuto i dover illustrare agli iscritti. Si tratta, nello specifico, di strategie da seguire ai fini della “Dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti”.

Dematerializzazione e archivio digitale – Il primo passo verso una corretta conservazione digitale del materiale cartaceo o analogico è quello di scannerizzare il documento, ossia salvarlo in formato digitale tramite le consuete estensioni dei file immagine, quindi convertire l’immagine. Ciò detto, si considera comunque che tale processo è mirato esclusivamente alla conservazione del documento. Pertanto, qualora risultasse necessario produrre il materiale archiviato in versione digitale, questo dovrà essere prontamente stampato. Gli unici file che sono esonerati dalla produzione cartacea sono i libri e le scritture, che verranno salvati in pdf. Il CNDCEC specifica, inoltre, che il documento salvato in formato digitale dovrà avere come caratteristiche la non modificabilità dei dati contenuti e l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. I file dovranno essere archiviati in senso cronologico, nonché garantire la leggibilità e una facile reperibilità dietro ricerca informatica nel sistema.

I criteri di conservazione e gli aspetti fiscali - Una “corretta tenuta” e una “corretta conservazione” sono gli aspetti che, dal punto di vista fiscale, devono essere rispettati nell’adempiere all’archiviazione digitale dei documenti. Il CNDCEC ricorda che tali principi risultano imprescindibili da una giusta conservazione del materiale, soprattutto perché quest’ultimo è costituito da documenti di particolare importanza per eventuali indagini o ricerche di carattere amministrativo e fiscale. Si tratta generalmente del “libro giornale e libro degli inventari, registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito, scritture ausiliarie di magazzino, inventario e bilancio, registro dei beni ammortizzabili, scritture contabili delle imprese di allevamento, scritture contabili degli esercenti arti e professioni, scritture contabili degli enti non commerciali, scritture contabili delle organizzazioni non lucrative di utilità sociale, scritture contabili dei sostituti d’imposta”. Inoltre, è parimenti prevista un’archiviazione sia nelle scritture cronologiche che in quelle ausiliarie di magazzino, che dovrà essere effettuata entro sessanta giorni. Allo stesso tempo però la conservazione è imposta per un periodo superiore ai dieci anni richiesti dalla normativa civile, vale a dire fino a che non vengano dichiarati conclusi gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.

I vantaggi previsti – Per concludere, il documento notificato dal Consiglio Nazionale indica anche le caratteristiche di utilità insite in questa tipologia di archiviazione dei documenti. Dunque, per i più scettici che, oberati dal lavoro, si staranno chiedendo a che pro incamminarsi lungo la strada dell’informatizzazione, la risposta è semplice. In primo luogo, si potrà godere di una risolutiva contrazione dei tempi dedicati alla ricerca e all’invio, esempio ne è la conservazione in formato pdf delle dichiarazioni dei redditi o di qualsiasi altro documento la cui copia potrebbe essere eventualmente richiesta da un cliente, questo genere di certificazioni potrà essere facilmente reperito negli archivi digitali e stampato. Oltre a ciò, da una prassi di archiviazione di siffatta misura è auspicabile che ne consegua una maggiore accessibilità alle informazioni di studio, in particolare perché la disponibilità in digitale dei documenti permetterebbe uno snello reperimento di competenze condivise. Tant’è che accedere dalla singola postazione di lavoro all’archivio informatico condiviso ridurrebbe la richiesta d’intervento degli altri collaboratori evitando ulteriori perdite di tempo. E per concludere, come un coscienzioso dulcis in fundo, si fa sempre più preponderante la tendenza a ridurre gli sprechi di carta e toner negli studi professionali, in modo da dare un forte contributo alla tutela dell’ambiente.