Procedimenti disciplinari, registrazioni audio da conservare nel rispetto del GDPR

Le registrazioni audio acquisite nell’ambito di un procedimento disciplinare non sono soggette a specifiche modalità tecniche di salvataggio e conservazione stabilite a livello nazionale. Spetta, invece, al singolo Ordine territoriale individuare le soluzioni più adeguate, in qualità di titolare del trattamento e nel rispetto dei principi previsti dal GDPR.

È quanto chiarito dal CNDCEC con il Pronto Ordini n. 47/2026 del 16 settembre 2026, intervenuto sulle modalità pratiche di acquisizione delle registrazioni audio utilizzabili nei procedimenti disciplinari.

Il quesito nasce da una precedente richiesta dello stesso Consiglio di Disciplina, relativa alla possibilità di acquisire registrazioni audio nell’ambito del procedimento. Il nuovo intervento è diretto, invece, a chiarire gli aspetti operativi dell’acquisizione, con particolare riferimento al formato e al supporto di salvataggio, all’eventuale necessità di un’asseverazione e alle modalità di conservazione e consultazione delle registrazioni.

Formati e conservazione rimessi alla valutazione dell’Ordine

Il punto di partenza individuato dal CNDCEC è il ruolo assunto dagli Ordini territoriali nel trattamento dei dati personali connesso allo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. Gli Ordini operano, infatti, quali titolari del trattamento e sono quindi chiamati a determinare autonomamente finalità e mezzi, anche organizzativi e tecnici, dei trattamenti effettuati.

Ne consegue che non possono essere individuati a livello generale un formato o una modalità di conservazione obbligatori. La scelta deve essere effettuata da ciascun Ordine nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, nonché del principio di responsabilizzazione previsto dal GDPR.

L’autonomia riconosciuta agli Ordini non esclude, tuttavia, la necessità di adottare alcuni accorgimenti. Con riferimento al formato delle registrazioni, il CNDCEC richiama l’opportunità di privilegiare formati standard, diffusi e non proprietari, tenendo conto della necessità di assicurare nel tempo l’accessibilità ai file e l’impossibilità di alterarne il contenuto.

Meglio server e cloud rispetto ai supporti fisici

Particolare attenzione deve essere riservata anche al supporto utilizzato per la conservazione. CD, DVD e memorie USB presentano rischi legati non soltanto al deterioramento fisico, ma anche alla possibilità di smarrimento, furto o danneggiamento.

Proprio per tali ragioni, il CNDCEC invita a valutare soluzioni alternative. La registrazione potrebbe essere conservata all’interno del server dell’Ordine, purché questo sia dotato di adeguate misure di sicurezza e sottoposto regolarmente a sistemi di backup. Un’ulteriore possibilità è rappresentata dall’utilizzo di uno spazio cloud certificato per la Pubblica Amministrazione, come le infrastrutture qualificate dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.

La scelta dello strumento deve comunque essere accompagnata da misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da perdite, furti, accessi non autorizzati o danni accidentali. A titolo esemplificativo, il CNDCEC richiama la crittografia dei file audio-video, l’utilizzo di password forti e, sotto il profilo organizzativo, la limitazione dell’accesso ai soli soggetti autorizzati.

Asseverazione solo in caso di contestazione

Un ulteriore chiarimento riguarda l’eventuale asseverazione della registrazione. Anche sotto questo profilo non viene previsto un adempimento generalizzato.

Il CNDCEC evidenzia che l’Ordine, al cui interno è costituito il Consiglio di disciplina, agisce nell’esercizio di funzioni pubbliche istituzionali. Il ricorso all’asseverazione potrebbe quindi rendersi necessario soltanto qualora venga formalmente contestata l’integrità o la conformità della registrazione.

Non è richiesta, pertanto, un’asseverazione preventiva per ogni file audio acquisito nel procedimento disciplinare. L’esigenza può emergere successivamente e in relazione alle contestazioni formulate sul contenuto acquisito.

Resta, invece, centrale la responsabilità del singolo Ordine nella scelta delle modalità tecniche e organizzative attraverso cui acquisire, conservare e rendere consultabili le registrazioni. Il CNDCEC non individua una procedura uniforme, ma rimette le relative valutazioni al titolare del trattamento, che dovrà adottare soluzioni coerenti con la natura dei dati trattati, le finalità perseguite e i rischi per i diritti e le libertà degli interessati.