Entro il 31 gennaio 2018 la conservazione digitale del 2016

Si approssima il termine ultimo per portare a compimento le procedure di conservazione digitale dei documenti relativi all'anno 2016.

Ricordiamo intanto cosa si intende per conservazione digitale: si tratta sostanzialmente di un procedimento di memorizzazione informatica dei documenti, che nel rispettare determinati requisiti, conferisce ai documenti digitali pieno valore di legge.

A differenza della semplice memorizzazione su supporti informatici (ad esempio, una stampa di registri IVA generata in formato pdf, che vengano poi memorizzati su un disco o su un cd), con il processo di conservazione sostitutiva i files sono strutturati in modo tale da garantirne nel tempo l'immodificabilità, l'autenticità, la reperibilità, la sicurezza e l'integrità.

Tutte caratteristiche, queste ultime, che via via stanno entrando nel linguaggio comune con la progressiva introduzione della fattura elettronica e del relativo procedimento di conservazione digitale. Più in generale, con la conservazione digitale effettuata nel rispetto delle norme imposte dalle disposizioni emanate in materia (DPCM 3 dicembre 2013, e soprattutto, per quanto di interesse, il Decreto MEF 17 giugno 2014 inerente le modalità di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie), ciò che si ottiene è una memorizzazione digitale di tutta una serie di documenti, che essendo appunto immodificabili, autentici, ecc. sostituiscono a tutti gli effetti gli originali cartacei.

Scendendo ancora più nel concreto, con la conservazione digitale dei diversi documenti memorizzabili, tra i quali ricordiamo - a titolo esemplificativo e non esaustivo: il libro giornale, il libro inventari, i libri IVA e le fatture elettroniche, ma anche libri sociali, contratti, modelli F24 e tanto altro ancora - la versione digitale di tutti queste tipologie di documenti va integralmente a sostituire, a tutti gli effetti di legge, l'originale cartaceo. Per questa ragione, effettuata la conservazione digitale, l'originale cartaceo può tranquillamente essere distrutto, oppure affatto stampato sin dall'origine (ovvero prodotto, sin da subito, in formato digitale e sottoposto alla procedura di conservazione).

Affinché i documenti conservati in digitale rispettino tutte le caratteristiche previste dalla norma, ovvero, ricordiamo, l'immodificabilità, l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità e la reperibilità dei documenti stessi, esistono tutta una serie di specifiche tecniche da rispettare, ma, sostanzialmente, a fare la differenza è l'apposizione della firma digitale e della marca temporale.

In pratica, su ciascun file che si intende conservare in digitale, viene apposta la firma digitale (garantendo così l'originalità del documento), ed anche la marca temporale, che consiste in una successione di caratteri che rappresentano univocamente una data ed un orario, andando così a certificare la data esatta nella quale il documento è stato conservato. Chiaramente i files dovranno rispettare altresì ulteriori caratteristiche nella formazione, al fine di garantire gli ulteriori requisiti richiesti.

Da un punto di vista strettamente tributario, il DM 17 giugno 2014, nel stabilire i termini da rispettarsi per le procedure di conservazione digitale, rimanda all'articolo 7 comma 4-ter del Decreto Legge 257/1994.

Il DL 257/94, recentemente oggetto di modifiche introdotte dal D.L. 148/2017, prevede che “a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi”.

Coordinando, pertanto, tutte le sovra citate normative, ne discende che le procedure di conservazione digitale devono essere portate a termine entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.

Ora, posto che il termine per la presentazione del modello Redditi, con riferimento all'anno di imposta 2016, è scaduto il 31 ottobre 2017 (a seguito della proroga concessa con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 26 luglio 2017), ne consegue che le procedure di conservazione digitale dei documenti relativi all'anno 2016 dovranno essere portate a compimento entro il 31 gennaio 2018.

Le medesime considerazioni valgono anche con riferimento alle fatture elettroniche, seppure con qualche ulteriore specifica per gli esercizi futuri. Occorre infatti sottolineare che, se è ben vero che con la Manovra 2018 è stato introdotto il principio secondo il quale la conservazione si considera automaticamente compiuta per ogni fattura (ed eventuale documentazione allegata) che transita tramite SDI (Sistema di Interscambio), è altrettanto vero che tale disposizione dovrebbe essere rilevante ai soli fini tributari. Resta allora da definire la delicata questione degli aspetti civilistici, posto che la fattura elettronica è di per sé stessa un documento che nasce in forma dematerializzata, e pertanto, per “esistere” da un punto di vista legale, deve essere conservata nel rispetto delle norme sulla conservazione digitale. Per quanto sopra, la conservazione effettuata dal sistema SDI non dovrebbe sortire effetti sotto aspetti che non siano quelli tributari, impedendo, per esempio, di conferire valore legale ad una e-fattura in caso di necessità di emissione di un decreto ingiuntivo.

Vi è altresì da dire che la norma introdotta è chiaramente volta a semplificare il flusso della fatturazione elettronica, che dal 2019 sarà obbligatoria per tutti (esclusi minimi e forfettari) e pertanto sul punto sarebbe auspicabile un ulteriore chiarimento, posto che sarebbe alquanto bizzarro immaginare che una fattura che transita da SDI sia ulteriormente da sottoporre a conservazione digitale per avere valore ai fini civilistici, mentre ai fini fiscali tale valore sarebbe garantito dal Sistema di Interscambio.