Un hotel può rinunciare al registratore telematico e certificare i soggiorni solo con fattura?

Sì, in linea di principio sì. Ma il punto da comprendere bene è che questo è possibile non perché l’albergo sia fuori dalla disciplina dei corrispettivi telematici, ma perché, se la struttura decide di documentare tutte le prestazioni di soggiorno esclusivamente con fattura, viene meno, per quelle specifiche operazioni, la necessità di certificare il corrispettivo mediante documento commerciale e quindi anche la necessità di utilizzare il registratore telematico per quelle stesse operazioni.

La regola generale ricordata dall’Agenzia delle Entrate è infatti che i soggetti che effettuano operazioni di commercio al minuto e attività assimilate, per le quali non è obbligatoria la fattura se non richiesta dal cliente, devono certificare i corrispettivi con memorizzazione elettronica e trasmissione telematica. In altri termini, il binario RT/documento commerciale opera per le operazioni ex articolo 22 del Dpr 633/1972 quando non si emette fattura. Se invece si emette fattura, la certificazione passa su quel canale.

Per le prestazioni alberghiere, l’Agenzia ricorda proprio che rientrano tra le operazioni di cui all’articolo 22, primo comma, n. 2), per le quali la fattura non è obbligatoria, salvo richiesta del cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.

Altro nodo importantissimo è proprio il momento di effettuazione. Per le prestazioni di servizi, l’articolo 6 del Dpr 633/1972, richiamato nella prassi dell’Agenzia, stabilisce che queste si considerano effettuate all’atto del pagamento del corrispettivo. Inoltre, se la fattura è emessa prima, l’operazione si considera effettuata, limitatamente all’importo fatturato, alla data della fattura.

Dunque, se l’albergatore vuole abbandonare il documento commerciale e lavorare solo a fattura, la fattura deve presidiare il momento impositivo, quindi certamente al termine della prestazione se è allora che avviene il pagamento, oppure prima, nei limiti di quanto anticipatamente fatturato.

Quindi, in questo caso, è corretto dire che si può fare, purché le fatture vengano emesse al termine della prestazione. Si tratta di una regola operativa tipica del soggiorno alberghiero, perché normalmente il check-out coincide con il momento in cui la prestazione si chiude e il corrispettivo viene saldato.

Il tema va però allargato al versante POS-RT, che oggi è il vero punto sensibile. Se il soggiorno è sempre documentato con fattura e non con documento commerciale, il flusso non passa nel perimetro certificativo dei corrispettivi e, quindi, non è quel soggiorno a generare un obbligo operativo di utilizzo dell’RT né, per riflesso, di collegamento POS-RT in relazione a quella singola operazione.

Il collegamento POS-RT serve infatti a mettere in relazione lo strumento di pagamento elettronico con lo strumento mediante il quale vengono registrati e trasmessi i dati dei corrispettivi. Se non c’è corrispettivo da memorizzare tramite RT o documento commerciale online, perché c’è fattura, il presupposto funzionale del collegamento per quel flusso viene meno.

Attenzione, però, a tre aspetti. Primo: la scelta deve essere coerente e integrale per quelle operazioni. Se la struttura dichiara di non usare più RT perché fa solo fatture, ma poi gestisce anche incassi senza fattura (per esempio vendite accessorie, minibar, piccola ristorazione, parcheggio, noleggi, servizi wellness o altri corrispettivi al banco), per queste operazioni il tema dei corrispettivi telematici resta in piedi. E con esso resta vivo, dal 2026, anche il tema dell’abbinamento POS-RT per i pagamenti elettronici riferibili a quei corrispettivi.

Secondo: non bisogna confondere fattura fiscale e documentazione gestionale. In una risposta su un caso di albergo che lavora con agenzie di viaggio, l’Agenzia ha ammesso che, per rendicontare i servizi resi ai fini del pagamento, possono essere usati documenti come una pro-forma o altro documento similare, anche un documento commerciale con dicitura “corrispettivo non riscosso”. Ma la certificazione vera dell’operazione deve seguire le regole IVA sul momento di effettuazione. Quindi, nei soggiorni interamente fatturati, i documenti gestionali non sostituiscono la fattura fiscale.

Terzo: la fattura non può essere posticipata a piacere per evitare il documento commerciale. L’Agenzia, nelle FAQ sulla fatturazione elettronica, ricorda che la fattura deve seguire la data di effettuazione dell’operazione. Per le prestazioni di servizi, la trasmissione allo SdI va letta alla luce di quel momento.

Occhio quindi ad avere tutta la documentazione in regola: emissione della fattura al check-out o, comunque, al momento fiscalmente rilevante dell’operazione. Quindi, l’albergatore può documentare i soggiorni solo con fattura e, per queste operazioni, non utilizzare più RT e documento commerciale. Ma questo è corretto solo se la fattura viene emessa nel momento fiscalmente dovuto e solo se non restano operazioni residue da certificare come corrispettivi. La Questione obbligo abbinamento POS-RT si restringe ai soli flussi che continuano a essere certificati come corrispettivi. Se tutto il soggiorno va a fattura, l’obbligo di collegamento non trova spazio su quel perimetro operativo.