INAIL: comunicazioni con la PEC

Premessa - L’INAIL rende noto che sarà avviata una fase sperimentale, che durerà presumibilmente fino a fine anno. In tale fase, alla spedizione tradizionale degli atti, quali certificati di assicurazione, variazione e cessazione verrà affiancata la spedizione via PEC dei medesimi.
Nell'immediato saranno destinatarie di questa sperimentazione 108.120 società i cui indirizzi PEC, trasferiti da Unioncamere, risultano sicuramente corretti. (INAIL, nota prot. 4604 del 21.06.2011).

Dematerializzazione dei procedimenti amministrativi - I progetti di digitalizzazione dei documenti e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi assumono grande rilevanza per un'organizzazione, in quanto consentono forti riduzioni di costi, sia per le spese di postalizzazione sia per le risorse umane destinate alla relativa attività di supporto, nonché aumenti significativi di efficienza.

La PEC - Tra questi strumenti un ruolo di particolare centralità ed importanza è attribuito alla PEC, che presenta forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale, con in più la possibilità di ottenere la garanzia del ricevimento del messaggio da parte del destinatario.

Protocollo d’intesa - Per facilitare la diffusione della PEC, l’INAIL ha stipulato di recente un Protocollo d'intesa con diciassette associazioni di categoria, con le quali avvierà una collaborazione tesa alla concreta applicazione dell'accordo.
Inoltre, al fine di favorire la comunicazione nel più breve tempo possibile degli indirizzi PEC delle società, di diffondere l'utilizzo di tale canale di comunicazione per le imprese individuali, nonché per collaborare con gli altri attori del processo (Enti, intermediari, ecc.) alla verifica dei dati attualmente contenuti nella banca dati di Unioncamere, oltre alla citata stipula del Protocollo di intesa, sono state pianificate altre attività, di seguito specificate.

Tabella degli atti in uscita - La predisposizione, in via preliminare, di una tabella che riassume le tipologie di documenti in uscita inerenti la gestione del rapporto assicurativo tra l'Istituto e i datori di lavoro.

Fase sperimentale - L’avviamento di una fase sperimentale, che durerà presumibilmente fino a fine anno, in cui la spedizione via PEC si affiancherà alla spedizione tradizionale di atti, a partire dai certificati di assicurazione, variazione e cessazione.

Campagna di outbound - L’organizzazione di una campagna di outbound rivolta ad un campione di 22.000 aziende utilizzando gli operatori del Contact Center Integrato INPS/INAIL, destinata ad aziende il cui indirizzo PEC non sia considerato corretto, finalizzata a rendere nota alle aziende la necessità di aggiornare il proprio indirizzo PEC presso Unioncamere.

Campagna di comunicazione per il tramite degli intermediari - L’intenzione di avviare una campagna di comunicazione, attraverso gli indirizzi PEC, destinata agli intermediari che potrebbero sensibilizzare i propri assistiti sull'argomento.

Intese con le associazioni di categoria - Nonostante le imprese individuali ad oggi non hanno l'obbligo di legge di avere una PEC, il Protocollo d'intesa siglato ed il lavoro comune con le Associazioni di categoria potranno favorire la diffusione della PEC presso questa tipologia di aziende.

Le future indicazioni - L’INAIL fornirà in seguito le necessarie indicazioni operative tese a garantire il buon esito delle iniziative concordate, rinnovando nel frattempo l’invito al presidio delle caselle PEC di struttura.