POS, come rimediare se il corrispettivo è stato incassato con carta ma sull’RT è stato indicato “contanti”?

Come sappiamo, dal 1° gennaio 2026 il tema non è più meramente operativo, ma anche di compliance fiscale. La Legge di bilancio 2025 ha infatti rafforzato il collegamento tra strumenti di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi e strumenti di pagamento elettronico, modificando l’art. 2, comma 3, del D.Lgs. 127/2015. L’Agenzia delle Entrate ha poi chiarito che l’obbligo riguarda i registratori telematici e tutti gli strumenti hardware e software con cui l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi, e che al momento dell’emissione del documento commerciale occorre indicare la corretta forma di pagamento e il relativo ammontare.

In questo quadro, l’errore di un incasso POS registrato sull’RT come “contanti” non altera necessariamente il corrispettivo complessivo della giornata, ma crea una discrasia tra il documento commerciale memorizzato dal registratore e il flusso dei pagamenti elettronici. È un punto delicato perché, da un lato, i corrispettivi dell’RT confluiscono nel file predisposto alla chiusura giornaliera. Dall’altro, per i pagamenti elettronici esiste un sistema informativo fondato anche sulla comunicazione all’Agenzia dell’importo complessivo delle transazioni giornaliere effettuate con gli strumenti di pagamento elettronico. 

Di fatto, il legislatore e l’Amministrazione stanno lavorando su dati che dialogano tra loro e che, pur non sempre coincidenti voce per voce, devono risultare coerenti sul piano sostanziale e documentale. Se l’errore viene scoperto prima della chiusura di cassa, la soluzione ordinaria è annullare il documento commerciale errato e ristamparlo correttamente, indicando la forma di pagamento elettronica. Questa è a nostro avviso, oggi, la via più prudente e più lineare sotto il profilo fiscale, perché consente di far coincidere il documento commerciale con l’effettiva modalità di incasso prima che l’RT generi il flusso giornaliero da trasmettere. Proprio perché la trasmissione dei corrispettivi è agganciata alla chiusura giornaliera, intervenire prima della chiusura consente di correggere l’errore a monte, evitando che la difformità entri stabilmente nel dato trasmesso.

Se invece l’errore viene rilevato dopo la chiusura, la situazione cambia. Una volta eseguita la chiusura, il dato del corrispettivo giornaliero è già confluito nel flusso telematico o comunque nel processo di trasmissione automatica dell’RT. Allo stato attuale non esiste una procedura ordinaria che riscriva semplicemente la modalità di pagamento del singolo documento commerciale già chiuso e memorizzato.

Operativamente, la linea prudenziale è segnalare l’anomalia nei corrispettivi, motivando con precisione che il documento commerciale è stato emesso per 10 euro, che l’incasso è avvenuto tramite POS e che l’indicazione “contanti” è frutto di un mero errore materiale dell’operatore. Alla segnalazione, secondo noi è opportuno affiancare una robusta tracciatura interna con copia del documento commerciale, evidenza dello scontrino POS o del report di transazione, quadratura di cassa e annotazione di servizio datata.

Qui però occorre essere molto chiari con il cliente: la segnalazione dell’anomalia non equivale automaticamente a sterilizzazione della sanzione. È un comportamento corretto sul piano collaborativo e difensivo, utile a dimostrare la buona fede e la natura meramente materiale dell’errore. Ma non c’è oggi una previsione ufficiale che consenta di affermare con certezza che la sola segnalazione basti sempre a evitare contestazioni. Anzi, il quadro sanzionatorio, ci viene da dire, resta severo.

Attenzione alle multe: la sanzione da 1.000 a 4.000 euro per omessa installazione del RT è estesa anche per il mancato collegamento POS-RT (art. 11 comma 5 D.Lgs 471/1997). L’errata indicazione e registrazione in RT della modalità di incasso appropriata al momento dell’emissione del documento commerciale comporta la
sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione con il limite massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre (art. 11 comma 2-quinquies D.Lgs 471/1997).

Massima attenzione sempre dunque a questi passaggi: procedure scritte per gli addetti, verifica di fine turno tra totale RT e totale pagamenti elettronici, conservazione dei report POS giornalieri e, dove possibile, uso corretto delle funzioni del registratore al momento dell’emissione del documento commerciale. Ciò che farà sempre di più la differenza, in sede di controllo, sarà la capacità di dimostrare che si è trattato davvero di un errore isolato, tempestivamente corretto o almeno puntualmente giustificato.