Ticket Asp/AO pagato in farmacia con POS, come si gestisce il possibile disallineamento con il registratore telematico?

Per le farmacie, il nuovo obbligo di collegamento logico tra POS e registratore telematico apre un fronte delicato su tutte quelle operazioni che non coincidono con l’incasso di un corrispettivo proprio. Tra i casi più sensibili rientra il pagamento, presso la farmacia, del ticket per prestazioni sanitarie erogate da Asp o Aziende ospedaliere.

Sappiamo che la farmacia consente al cliente di pagare il ticket tramite POS, ma quell’incasso non remunera una cessione di beni o una prestazione resa dalla farmacia stessa. Si tratta, piuttosto, di una riscossione effettuata per conto dell’ente sanitario.

Proprio qui si innesta il possibile disallineamento: la transazione elettronica passa dal POS della farmacia, ma non trova corrispondenza in uno scontrino fiscale o in un documento commerciale emesso dal registratore telematico, perché la farmacia non può certificare fiscalmente come propria un’operazione che appartiene ad Asp o AO.

Come gestire, quindi, in termini di compliance, un pagamento elettronico che transita dal POS della farmacia senza generare un corrispondente documento commerciale sul RT? La soluzione più immediata potrebbe essere quella di utilizzare un POS dedicato per queste sole operazioni. Si tratta di una scelta organizzativa semplice solo in apparenza, ma molto efficace sul piano del presidio interno. Separare il terminale destinato agli incassi della farmacia da quello utilizzato per il pagamento dei ticket riscossi per conto di Asp/AO consente infatti di distinguere con chiarezza due flussi profondamente diversi: da un lato i corrispettivi propri dell’esercente, destinati a confluire nel normale processo di certificazione fiscale, e dall’altro somme che transitano presso la farmacia, ma che restano riferibili a un soggetto terzo.

Un POS dedicato è soprattutto una soluzione di ordine documentale e difensivo. In caso di controlli, verifiche o analisi di coerenza tra flussi elettronici e dati trasmessi dal registratore telematico, la separazione dei canali di incasso consente di spiegare in modo immediato perché una parte delle transazioni non abbia generato documenti commerciali intestati alla farmacia. Aiuta, in buona sostanza, a prevenire a monte contestazioni o richieste di chiarimenti su movimentazioni che, lette isolatamente, potrebbero apparire anomale.

Tuttavia, non si deve cadere nell’errore di considerare il POS dedicato come unica via possibile. Nella pratica quotidiana delle farmacie, può accadere che questa soluzione non sia adottabile o non sia ritenuta proporzionata rispetto ai volumi e all’organizzazione interna. In questi casi, c'è una seconda strada: la pezza giustificativa documentale. Un'opzione che, se ben costruita, può risultare assolutamente utile a giustificare lo spostamento tra transazioni POS e dati del RT.

Qui ogni pagamento del ticket deve essere ricondotto in modo preciso alla ricevuta prodotta dal sistema di prenotazione, ricevuta che risulta intestata ad Asp/AO e che, proprio per questo, dimostra la natura dell’operazione. Se la farmacia è in grado di collegare la singola transazione elettronica al documento generato dal sistema dell’ente sanitario, il disallineamento non sparisce, ma diventa leggibile, spiegabile e difendibile.

Occhio all'ordine. Occorre che ci sia una riconciliazione puntuale tra importo pagato, data, ora, identificativo della transazione POS e ricevuta emessa dal sistema Cup o dalla piattaforma utilizzata dall’ente pubblico. Più tale collegamento è strutturato e sistematico, maggiore sarà la capacità della farmacia di dimostrare che quella movimentazione non attiene a un proprio corrispettivo commerciale, bensì a una riscossione effettuata per conto altrui.