Conservazione documentale degli Ordini: dal CNDCEC le linee guida per archivi, scarto e digitale

Gli Ordini territoriali dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, in quanto enti pubblici non economici sottoposti alla vigilanza del Ministero della Giustizia, devono assicurare la corretta formazione, gestione, conservazione e tutela del proprio patrimonio documentale, nel rispetto della normativa archivistica, amministrativa, contabile, fiscale, digitale e in materia di protezione dei dati personali.

È quanto chiarito dal CNDCEC con il Pronto Ordini n.67 del 14 settembre 2026, con cui è intervenuto in risposta ad una richiesta dell’Ordine di Pisa sugli obblighi di conservazione documentale, sulla gestione degli archivi e sull’opportunità di predisporre indicazioni operative uniformi a livello nazionale.

Conservazione documentale

Il CNDCEC ricorda innanzitutto che la disciplina applicabile non è contenuta in un’unica fonte, ma deriva da un insieme di disposizioni di carattere archivistico, amministrativo e digitale.

Tra i principali riferimenti figurano il Codice dei beni culturali e del paesaggio, di cui al D.Lgs. n. 42/2004, e il Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. n. 82/2005. A questi si aggiungono le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e il DPR n. 445/2000 in materia di documentazione amministrativa.
Per specifiche categorie di documenti devono inoltre essere considerate la normativa civilistica, fiscale, contabile, previdenziale e del lavoro, nonché la disciplina in materia di protezione dei dati personali, a partire dal GDPR e dal Codice privacy.

Sul piano organizzativo, le Linee guida AgID prevedono strumenti quali il Manuale di gestione documentale, il Manuale di conservazione, il Titolario di classificazione, il Piano di conservazione e il Piano della sicurezza.

I documenti da conservare permanentemente

Uno dei punti centrali del parere riguarda la distinzione tra documentazione da conservare in modo permanente e documentazione potenzialmente eliminabile.

Non esiste attualmente un massimario nazionale specificamente dedicato agli Ordini territoriali. Occorre quindi valutare il valore amministrativo, giuridico, probatorio, fiscale e storico-istituzionale dei singoli documenti.

Sono normalmente destinati alla conservazione permanente, tra gli altri, gli atti istitutivi, i regolamenti e gli statuti, i verbali e le delibere del Consiglio dell’Ordine e del Consiglio di Disciplina, i registri ufficiali, la documentazione relativa all’Albo, i fascicoli di iscrizione, cancellazione e sospensione degli iscritti, i provvedimenti disciplinari definitivi e i bilanci approvati.

Possono invece essere suscettibili di scarto, previa valutazione, copie e duplicati, materiale informativo, documentazione preparatoria, corrispondenza priva di rilevanza amministrativa e documentazione contabile di dettaglio una volta decorso il relativo termine di conservazione.

Scarto dei documenti: non basta che siano scaduti i termini fiscali

Il CNDCEC sottolinea un aspetto particolarmente rilevante sul piano operativo: il semplice decorso dei termini civilistici o fiscali non autorizza automaticamente la distruzione della documentazione.

Per gli enti pubblici, infatti, lo scarto deve essere preceduto da una valutazione archivistica e deve rispettare le procedure previste dalla normativa di tutela. Gli Ordini territoriali, pertanto, non possono procedere autonomamente alla distruzione dei documenti appartenenti ai propri archivi.

La procedura richiede la ricognizione e il riordino della documentazione, la predisposizione di elenchi analitici dei documenti proposti per lo scarto, l'indicazione delle relative motivazioni e la trasmissione dell'istanza alla competente Soprintendenza Archivistica. Solo dopo l'autorizzazione sarà possibile procedere alla materiale eliminazione.

Anche l'eventuale affidamento dell'archivio cartaceo a un soggetto esterno specializzato richiede preventivamente l'autorizzazione al trasferimento prevista dall'articolo 21 del D.Lgs. n. 42/2004.

Verso archivi sempre più digitali

Sul fronte della digitalizzazione, il Consiglio nazionale indica come direzione da perseguire la progressiva formazione della documentazione in modalità nativa digitale, in coerenza con il Codice dell'Amministrazione Digitale.

In particolare, gli atti che esprimono la volontà dell'ente o producono effetti giuridici nei confronti di terzi dovrebbero essere formati digitalmente e sottoscritti mediante firma digitale o altra firma elettronica qualificata. Tra questi rientrano verbali e delibere, provvedimenti disciplinari, contratti, convenzioni, certificazioni, bilanci approvati e comunicazioni istituzionali aventi rilevanza giuridica.

Più complesso, invece, è il passaggio dal cartaceo al digitale per i documenti già esistenti. Lo scarto dell'originale cartaceo presupporrebbe, secondo il CNDCEC, una certificazione del processo di digitalizzazione, con procedure di controllo, verifica e tracciabilità che possono comportare costi organizzativi e professionali rilevanti.

L'indicazione operativa è quindi quella di ridurre progressivamente la produzione di nuovi documenti cartacei, privilegiare i documenti nativi digitali, acquisire dagli iscritti documenti in formato digitale sottoscritti elettronicamente e riversare la documentazione informatica in sistemi di conservazione a norma.

In arrivo ulteriori indicazioni operative

Il Consiglio nazionale condivide infine l'esigenza di offrire agli Ordini territoriali riferimenti uniformi. Ricorda di avere già reso disponibili il Manuale di gestione documentale, il Manuale di conservazione e il Titolario di classificazione e segnala di essere impegnato in un più ampio progetto di revisione della gestione del patrimonio documentale e archivistico.

Il progetto dovrebbe consentire di aggiornare gli strumenti già esistenti e di elaborare ulteriori indicazioni operative utili agli Ordini territoriali per definire le proprie politiche di conservazione e gestione degli archivi.