Sostituzione del POS con stesso terminal ID: serve una nuova comunicazione per il collegamento al registratore telematico?

In linea generale, se il nuovo POS mantiene davvero lo stesso identificativo univoco già collegato al registratore telematico, non occorre effettuare una nuova comunicazione. Il punto decisivo, però, è proprio questo: va verificato materialmente che l’identificativo del dispositivo non sia cambiato.

Ricordiamo che l’obbligo di collegamento tra strumenti di pagamento elettronico e strumenti di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi riguarda le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2026 e il collegamento avviene non mediante un cablaggio fisico tra POS e RT, ma tramite registrazione online nell’area riservata Fatture e Corrispettivi.

Per i POS fisici, l’ID, cioè l'identificativo univoco non coincide, in senso stretto, con il solo numero stampato sullo scontrino della transazione. Secondo la guida dell’Agenzia, questo è dato dalla combinazione tra la matricola del POS (terminal ID), il codice fiscale dell’esercente e la denominazione dell’acquirer con cui è stato stipulato il contratto di convenzionamento.

Perciò, quando si sostituisce un terminale, oltre a verificare se il terminal ID sia lo stesso, ci si deve chiedere se resta invariato l’intero identificativo univoco rilevante ai fini del collegamento. Se il POS nuovo appartiene allo stesso rapporto di convenzionamento, con il medesimo acquirer, per lo stesso esercente, e la matricola/terminal ID è realmente la stessa, allora il dato identificativo rimane immutato. In questa situazione, dal punto di vista sostanziale, non si sta introducendo un nuovo POS ai fini del censimento, ma si continua a utilizzare lo stesso identificativo già presente nel sistema.

Ecco perché, seguendo la logica corretta da applicare al caso prospettato, non è necessario disattivare il vecchio collegamento né registrarne uno nuovo, purché la coincidenza dell’ID sia effettiva e documentabile. Il sistema, infatti, non richiede una comunicazione per il mero cambio fisico dell’apparato, ma per la registrazione del collegamento tra RT e identificativo univoco del mezzo di pagamento. Se quell’identificativo non cambia, non cambia neppure il collegamento da comunicare.

Conviene comunque a nostro avviso adottare una verifica rigorosa, perché il riscontro fatto sulla ricevuta di pagamento è utile ma, da solo, potrebbe non essere sempre sufficiente. Per prudenza professionale, è opportuno controllare almeno tre elementi: il terminal ID del vecchio e del nuovo POS, l'acquirer indicato nel contratto o nella documentazione bancaria e la riconducibilità del dispositivo al medesimo codice fiscale dell’esercente.

Se tutti questi elementi coincidono, non serve nessun nuovo adempimento di collegamento. Se invece cambia anche uno solo dei dati che compongono l’identificativo univoco, allora non siamo più davanti a una mera sostituzione neutra, ma all’introduzione di un diverso strumento di pagamento elettronico. In quel caso occorrerà aggiornare il collegamento tramite il servizio web dell’Agenzia, eliminando quello non più attuale e registrando quello corretto. La stessa manualistica operativa dell’Agenzia prevede, infatti, la possibilità di registrare i collegamenti e di eliminarli quando necessario.