Documento commerciale non riscosso e incasso successivo con POS: come gestire la riconduzione ai fini RT-POS?

Quando viene emesso un documento commerciale non riscosso e il relativo importo viene poi incassato in un momento successivo tramite POS, il problema principale è la corretta riconduzione tra il documento originario e il pagamento elettronico successivo, non tanto l’emissione di un nuovo documento commerciale, che in linea generale non deve essere fatto.

Il punto da chiarire subito è che, se il corrispettivo è già stato certificato con emissione del documento commerciale, anche se qualificato come non riscosso, il successivo pagamento tramite POS non genera un nuovo corrispettivo da trasmettere, ma rappresenta soltanto la riscossione successiva di un’operazione già documentata. Tuttavia, occorre essere in grado di dimostrare in modo chiaro, semplice e documentato che quel pagamento elettronico si riferisce esattamente a quel documento commerciale emesso in precedenza.

La questione assume oggi un rilievo ancora maggiore alla luce del nuovo obbligo di collegamento tra POS e registratori telematici. In questo contesto, la logica del sistema è quella di favorire una sempre più stretta coerenza tra corrispettivo certificato e incasso elettronico registrato. 

Per questo motivo, nel caso di documento commerciale non riscosso e incasso POS successivo, è necessario attivare una logica o procedura extracontabile efficace e comoda per poter riconciliare correttamente i pagamenti e gli scontrini. 

Si tratta di una precauzione organizzativa che, pur non traducendosi necessariamente in un obbligo formale di tenuta di un registro dedicato, è fortemente consigliabile sul piano pratico e difensivo. In prospettiva, infatti, questo tipo di riconciliazione potrà rivelarsi essenziale nei prossimi 2 o 3 anni, soprattutto in caso di lettere di compliance o segnalazioni di anomalia basate sull’incrocio tra dati dei corrispettivi telematici e movimenti dei pagamenti elettronici.

In concreto, il rischio è quello di trovarsi, a distanza di tempo, con un pagamento POS apparentemente non collegato in modo immediato al documento commerciale trasmesso. Il problema non è tanto quindi quello di una violazione immediata per mancata certificazione del corrispettivo. In assenza di una procedura di raccordo, l’esercente o il professionista potrebbero avere difficoltà a spiegare in modo rapido e convincente che si tratta semplicemente dell’incasso posticipato di un corrispettivo già certificato.

È quindi consigliabile suggerire ai clienti un piccolo registro interno dei non riscossi, se così lo possiamo chiamare, anche non formalizzato, ma aggiornato con regolarità, contenente almeno data e numero del documento commerciale, importo del documento, indicazione “non riscosso”, data del successivo incasso, modalità di pagamento, riferimento della transazione POS e nota di collegamento tra incasso e documento originario. Una procedura del genere è semplice da implementare, non appesantisce l’operatività quotidiana e può diventare decisiva in sede di controllo.

Quindi, riassumendo, in caso di cessione di beni senza che sia stato effettuato il pagamento, occorre memorizzare l’operazione ed emettere un documento commerciale con l’evidenza del corrispettivo non riscosso. In linea di principio al momento del pagamento a saldo non sarà necessario generare un nuovo documento.

Discorso differente, invece, per le prestazioni di servizi (per le quali l'esigibilità è collegata al pagamento) senza pagamento del corrispettivo, per le quali si deve comunque memorizzare l’operazione ed emettere un documento commerciale evidenziando il corrispettivo non riscosso. Inoltre, al momento del pagamento, si dovrà generare un nuovo documento commerciale richiamando gli elementi indentificativi di quello precedente.

La memorizzazione elettronica con emissione del documento commerciale deve essere invece effettuata al momento del pagamento del corrispettivo, totale o parziale, ovvero al momento della consegna del bene o della ultimazione della prestazione se tali eventi si verificano anteriormente al pagamento. 

Pertanto, nel caso del corrispettivo non riscosso, per chiudere formalmente il ciclo, al momento del pagamento effettivo, è possibile emettere un secondo documento commerciale di tipo "incasso", ma attenzione a settare correttamente la cassa per evitare duplicazioni nelle informazioni rilevanti ai fini della liquidazione iva. Questo documento deve contenere il riferimento univoco - data e numero - del primo documento commerciale emesso come "non riscosso".