POS già in uso prima del 5 marzo 2026: vanno collegati anche se oggi sono dismessi?

Sì, vanno comunque collegati e poi disattivati, o comunque va eliminato il relativo collegamento nella procedura, se si tratta di POS che rientravano nel perimetro iniziale dell’adempimento. I POS già in uso prima del 5 marzo 2026, se compresi tra quelli attivi nel mese di gennaio 2026 ai fini della disciplina transitoria, non vanno ignorati anche se oggi sono dismessi. Devono essere prima collegati tramite la procedura web dell’Agenzia delle Entrate e poi disattivati o scollegati, così da rendere coerente il censimento iniziale con l’effettiva evoluzione operativa del punto vendita. La ragione è semplice, anche se sul piano operativo questo passaggio sta creando diversi dubbi. 

La disciplina del collegamento tra POS e registratore telematico non guarda soltanto ai terminali materialmente presenti nel punto vendita al 5 marzo, ma prende come riferimento, per la fase di prima applicazione, i POS per i quali nel mese di gennaio 2026 risultava attivo il contratto di convenzionamento. È proprio questo il criterio fissato dall’Agenzia delle Entrate per individuare i dispositivi da censire nella fase iniziale del nuovo obbligo.

Il quadro normativo di riferimento parte dall’articolo 2 del d.lgs. 5 agosto 2015, n. 127, come modificato dalla legge 30 dicembre 2024, n. 207, che ha introdotto l’obbligo di integrazione tra gli strumenti di pagamento elettronico e quelli di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi per le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2026. Le regole attuative sono poi state definite con il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025, prot. n. 424470, il quale ha chiarito che il collegamento non richiede interventi fisici sugli apparecchi, ma avviene esclusivamente tramite il servizio web disponibile nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”.

Se il legislatore e il provvedimento attuativo avessero imposto un collegamento meramente “attuale”, riferito cioè solo ai POS ancora in uso nel giorno di attivazione della procedura, il problema dei dispositivi dismessi non si sarebbe posto. Invece, la disciplina transitoria è stata costruita in modo diverso.

L’Agenzia ha stabilito una prima finestra di adempimento per i POS attivi nel mese di gennaio 2026, prevedendo che il collegamento fosse effettuato entro 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio web. Poiché la procedura è stata resa disponibile il 5 marzo 2026, la prima comunicazione deve essere effettuata entro il 20 aprile 2026. Ne deriva che il perimetro iniziale dell’obbligo è legato a quella fotografia temporale, e non soltanto alla situazione esistente il giorno in cui il contribuente o l’intermediario accede alla procedura.

In questo contesto, un POS dismesso dopo gennaio 2026 non può essere semplicemente ignorato. Se quel terminale era tra quelli attivi nel mese assunto dalla disciplina come riferimento iniziale, deve essere comunque ricompreso nel censimento. La stessa guida dell’Agenzia parla espressamente dell’operazione di collegamento dei “POS attivi nel mese di gennaio 2026” agli strumenti di certificazione dei corrispettivi.

Quindi, prima si registra il collegamento del POS al registratore telematico o al server-RT cui il terminale era associato, poi, se quel POS non è più utilizzato, si procede alla sua disattivazione o all’eliminazione del collegamento. L'abbinamento è tra la matricola del RT e il dato identificativo univoco dei POS utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore. Proprio perché la procedura serve a censire i rapporti tra strumenti di incasso e strumenti di certificazione, il fatto che il POS sia stato in seguito sostituito o restituito non consente di saltare il primo passaggio.

Occhio dunque a distinguere i POS effettivamente attivi nel gennaio 2026 da quelli attivati successivamente, e a tener conto della data di eventuale dismissione. Se il terminale era rilevante nella fase iniziale, il comportamento prudente e coerente con la disciplina è collegarlo e poi disattivarlo. In questo modo la posizione del contribuente resta allineata sia alla fotografia storica richiesta in sede di prima applicazione sia alla situazione reale successiva. Diversamente, l’omesso censimento di un POS rientrante nel perimetro iniziale rischierebbe di lasciare incompleta la rappresentazione dei rapporti tra pagamenti elettronici e corrispettivi telematici.