IRDCEC: linee guida per l’Organismo di vigilanza

Linee guida per l’Organismo di vigilanza - L’IRDCEC (Istituto di Ricerca dei Dottori Commercialisti ed esperti contabili) ha pubblicato sul proprio sito un documento che si occupa delle linee guida per l’Organismo di vigilanza ex d.lgs. 231/2001 e per il coordinamento con la funzione di vigilanza del collegio sindacale. Le Linee guida per lo svolgimento delle funzioni dell’Organismo di vigilanza (ex d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231) individuano il comportamento professionale da adottare per la corretta esecuzione dell’incarico. Tali indicazioni elaborate dall’IRDCEC sono rivolte ai professionisti che hanno l’incarico di componente di un Organismo di vigilanza in un ente che abbia adottato il modello di organizzazione e di controllo per la prevenzione dei reati ex Decreto 231/2001. Le linee guida sono anche rivolte al collegio sindacale al quale sono anche attribuite funzioni di organismo di vigilanza ai sensi dell’art. 6, comma 4-bis, del d.lgs. 231/2001 (introdotto dalla legge 12 novembre 2011, n. 183).

La composizione delle linee guida - Ogni linea guida è composta da “Riferimenti normativi” e da “Criteri applicativi” che forniscono gli strumenti necessari per lo svolgimento delle relative funzioni. Nel documento, per i casi in cui la funzione è attribuita al collegio sindacale sono richiamate anche le norme di comportamento del collegio sindacale emanate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili.

Linee per il collegio sindacale - Quanto al collegio sindacale incaricato della funzione di organo di vigilanza, le linee guida si pongono l’obiettivo di raccordare quanto previsto dalla legge e dalla prassi in capo al suddetto organo con le peculiarità del collegio sindacale, declinando lo svolgimento delle attività volte alla prevenzione dei reati nell’ambito della funzione di vigilanza e delle modalità di funzionamento del collegio sindacale. Le linee guida muovono dal presupposto che l’attribuzione della funzione di Organo di vigilanza avviene a favore dell’intero organo di controllo e non dei singoli sindaci. Va rilevato, altresì, che le duplici funzioni di vigilanza ex artt. 2403 ss. c.c. e ex d.lgs. 231/2001 sono destinate a rimanere distinte, ma coordinate per realizzare opportune sinergie e un elevato grado di efficienza operativa.
Nomina dell’Organismo di vigilanza - Secondo l’IRDCEC anche se non è individuato dal Dlgs 231, la nomina dell’ Organismo di vigilanza spetta all’organo amministrativo che ha di fatto il potere di adottare il modello organizzativo. La nomina sembra rientrare propriamente negli atti di tipo organizzativo che sono normalmente attribuiti all’organo cui compete la gestione societaria. Per l’accettazione dell’incarico questo deve avvenire in forma scritta e in merito ai contenuti è necessario esplicitare almeno le funzioni, la durata, le cause di decadenza, il compenso, gli obblighi e le responsabilità.

Autonomia e indipendenza - L’Organismo di valutazione deve essere autonomo, e tale autonomia si traduce nell’assenza di qualsiasi dipendenza funzionale rispetto all’ente, e anche nei confronti dell’organo dirigente che lo ha nominato. L’autonomia va intesa anche come potere di accesso a tutte le informazioni utili ai fini dello svolgimento dell’attività di controllo ad esso demandata. È nelle facoltà dell’Organismo di procedere a controlli non programmati sulle attività e sui processi aziendali che sono ritenuti maggiormente esposti al rischio di commissione di uno dei reati presupposti.

Cessazione dall’incarico - Per quanto riguarda la cessazione dell’incarico non appare applicabile l’istituto della prorogatio, quindi la cessazione per scadenza del termine ha effetto immediato, e dunque, è onere dell’organo amministrativo assicurare l’idoneità e la corretta applicazione del modello anche con riferimento alla ricostituzione dell’Organismo. Si può recedere unilateralmente dal contratto, anche in assenza di giusta causa, corrispondendo spese e compenso maturato fatto salvo il diritto al risarcimento del danno. Per quanto riguarda la decadenza, al verificarsi di una delle relative cause, l’organo amministrativo deve provvedere a nominare il nuovo componente dell’Organismo in sostituzione di quello decaduto per conservare i requisiti di idoneità del modello.

Le funzioni di vigilanza – Essendo l’organismo di vigilanza privo di poteri impeditivi e di reazione, ad esso non possono essere attribuiti compiti operativi che inevitabilmente ne comprometterebbero l’indipendenza. Una volta individuata l’esistenza di violazioni al modello, esso si dovrà limitare ad informare l’organo amministrativo perché adotti le misure consequenziali. Per quanto riguarda le attività, l’Organismo svolge attività generali, e attività specifiche. Tali attività devono essere riportate in un documento denominato “piano operativo” che è funzionale alla pianificazione pluriennale degli interventi di verifica e di controllo.

I Report – L’attività dell’Organismo è riportata in documenti di supporto che forniscono il piano delle operazioni, dei controlli, delle ispezioni e delle segnalazioni ricevute. E’ necessario informare dell’attività svolta l’organo amministrativo e ciò avviene attraverso la predisposizione dei report. I report servono all’organo amministrativo a prendere atto delle attività svolte dall’organismo e quindi per valutare l’opportunità di deliberare gli eventuali interventi implementativi sul modello adottato dalla società. Periodicamente l’Organismo dovrà predisporre delle relazioni al fine di consentire all’organo amministrativo le valutazioni necessarie ad esempio per apportare delle modifiche al modello. Vi è un report periodico (relativo ai primi sei mesi dell’anno) e un report consuntivo relativo al secondo semestre, che contiene anche il piano delle attività per l’anno successivo. Alla relazione si accompagna il rendiconto delle spese sostenute e in caso di necessità la richiesta motivata di adeguamento della dotazione finanziaria.