Obblighi di conservazione della documentazione amministrativa

In materia di documentazione amministrativa, relativamente alla conservazione dei documenti, la distruzione al termine della procedura è obbligatoria soltanto per quelli derivanti dall’accesso alle banche dati pubbliche. È quanto emerge dal Pronto Ordini n. 62 del 7 luglio 2020, con il quale il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) ha fornito chiarimenti in merito agli obblighi di conservazione della documentazione amministrativa.

Il Pronto Ordini n. 62/2020 – Un Ordine territoriale ha posto la questione relativa alla distruzione dei dati personali acquisiti nell’ambito delle attività svolte dagli Organismi di Composizione della Crisi (OCC), istituiti presso gli Ordini territoriali. In particolare, l’Ordine ha chiesto al Consiglio Nazionale se sia applicabile la regola di cui all’articolo 15, comma 11, della Legge n. 3/2012, che impone la distruzione dei dati personali (e dei documenti nei quali sono contenuti) alla conclusione della procedura, contraddicendo la regola generale in materia di documentazione amministrativa, che ne imporrebbe la conservazione.

Prima di esaminare la questione posta, il CNDCEC ha voluto, in via preliminare, chiarire che agli OCC degli Ordini territoriali, in quanto articolazioni interne degli enti pubblici presso i quali sono costituiti (secondo la definizione fornita dall’articolo 2, co. 1, lett. d) del D.M. 24 settembre 2014, n. 202), si applica la normativa generale in materia di documentazione amministrativa e conservazione di cui al D.P.R. n. 445/2000 “Testo Unico in materia di documentazione amministrativa” e al D. Lgs. n. 42/2004 “Codice dei Beni culturali e del paesaggio”.

In merito al quesito posto, invece, il CNDCEC anzitutto conferma l’applicabilità della richiamata norma contenuta all’articolo 15, comma 1, della Legge n. 3/2012, la quale deve essere intesa - specifica il Consiglio Nazionale - quale disposizione speciale rivolta a definire un regime giuridico restrittivo in ordine alla conservazione di particolari categorie di documenti, per ragioni di tutela dei dati personali ivi contenuti.

La disposizione sopra citata, secondo il CNDCEC, rappresenta una deroga alle regole generali in materia di conservazione per le quali, lo stesso Consiglio Nazionale, rinvia per un quadro sintetico della disciplina generale al parere fornito con P.O. n. 84/2018.

A tal proposito, il citato articolo 15 della Legge n. 3/2012 - così come modificato dal D.L. n. 179/2012 (convertito, con modificazioni, dalla Legge n. 221/2012) - al comma 11 stabilisce che «i dati personali acquisiti a norma del presente articolo possono essere trattati e conservati per i soli fini e tempi della procedura e devono essere distrutti contestualmente alla sua conclusione o cessazione. Dell'avvenuta distruzione è data comunicazione al titolare dei suddetti dati, tramite lettera raccomandata con avviso di ricevimento o tramite posta elettronica certificata, non oltre quindici giorni dalla distruzione medesima».

In virtù di quanto disposto dalla norma suddetta, di conseguenza, così come segnala il Consiglio Nazionale nel parere in commento, il dovere di distruggere le informazioni non è da riferire alla generalità della documentazione amministrativa gestita nell’ambito dello svolgimento della procedura di composizione, bensì soltanto ai dati personali e ai documenti provenienti dalle banche dati pubbliche cui l’OCC può accedere previa autorizzazione del giudice delegato, ai sensi del comma 10 del medesimo articolo 15.

Nello specifico, la disposizione menzionata in precedenza, si riferisce ai dati contenuti: nell'anagrafe tributaria, compresa la sezione delle comunicazioni da parte degli operatori finanziari prevista ai sensi dell'articolo 7, comma 6 del D.P.R. n. 605/1973, nonché nei sistemi di informazioni creditizie, nelle centrali rischi e nelle altre banche dati pubbliche, ivi compreso l'archivio centrale informatizzato presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF), di cui all'articolo 30-ter, comma 2, del D. Lgs. n. 141/2010.

Concludendo, quindi, il CNDCEC afferma, relativamente alla fattispecie in esame, che la distruzione al termine della procedura è obbligatoria soltanto per i documenti derivanti dall’accesso alle banche dati pubbliche, ex articolo 15, comma 10 della Legge n. 3/2012, fermi restando gli obblighi di conservazione per ogni altro documento amministrativo afferente alle attività degli Organismi di Composizione della Crisi.