Registrazioni audio nel procedimento disciplinare: quando sono utilizzabili come prova

Le registrazioni audio di conversazioni e riunioni effettuate da uno dei partecipanti possono essere utilizzate come prova nel procedimento disciplinare, purché siano state realizzate lecitamente e siano finalizzate alla tutela di un diritto.

È questa, in sintesi, la conclusione cui giunge il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili – con il Pronto Ordini n. 127/2025 - in risposta a un quesito riguardante la possibilità di acquisire, nel corso di un procedimento disciplinare, registrazioni audio di incontri o conversazioni telefoniche tra l’esponente, l’incolpato e altri soggetti.

La natura probatoria delle registrazioni audio nel diritto civile e penale

In via preliminare il Consiglio Nazionale richiama gli articoli 2712 del codice civile e 234 del codice di procedura penale, secondo cui le registrazioni audio costituiscono prova documentale dei fatti rappresentati, salvo disconoscimento della loro conformità.

Secondo l’orientamento consolidato della Corte di Cassazione, la registrazione di una conversazione è lecita quando viene effettuata da uno dei soggetti che vi partecipano. In questi casi il contenuto della comunicazione rientra già nel patrimonio conoscitivo degli interlocutori e la registrazione rappresenta una semplice memorizzazione di un fatto storico.

La giurisprudenza ha ribadito tale principio anche di recente. In particolare, la sentenza n. 10079 dell’8 marzo 2024 ha chiarito che la registrazione fonografica di un colloquio tra presenti o effettuato tramite strumenti di comunicazione, se realizzata da uno dei partecipanti o da un soggetto ammesso ad assistervi, non integra un’intercettazione ma costituisce una modalità di documentazione utilizzabile nel processo.

Ne consegue che, quando chi registra è legittimamente presente e partecipa alla conversazione, non si configura il reato di interferenze illecite nella vita privata previsto dall’art. 615-bis c.p.

La diffusione delle registrazioni e il diritto di difesa

La giurisprudenza ha inoltre riconosciuto che le registrazioni di conversazioni possono essere utilizzate come prova quando sono finalizzate alla tutela di un diritto, in particolare nell’ambito di un procedimento giudiziario.

La Corte di Cassazione ha chiarito che la diffusione del contenuto registrato può essere lecita quando vi è il consenso degli interessati oppure quando la divulgazione sia necessaria per tutelare un proprio diritto o un diritto altrui.

In questo senso è stata riconosciuta la piena utilizzabilità processuale delle registrazioni quando risultino funzionali alla difesa in giudizio. La sentenza n. 12534 del 2019 e, più recentemente, l’ordinanza n. 24797 del 16 settembre 2024 hanno ribadito che l’utilizzo di dati personali senza consenso può essere legittimo quando finalizzato alla tutela di diritti davanti all’autorità giudiziaria.

Ancora più esplicita è l’ordinanza n. 5844 del 5 marzo 2025, con cui la Cassazione ha affermato che la registrazione di una conversazione tra presenti senza il consenso degli altri interlocutori non viola il diritto alla riservatezza quando sia funzionale all’esercizio del diritto di difesa e utilizzata esclusivamente per tale finalità.

L’utilizzo delle registrazioni nel procedimento disciplinare

Sebbene tali principi siano stati elaborati principalmente con riferimento al processo civile e penale, il CNDCEC ritiene che possano essere estesi anche al procedimento disciplinare.

Quest’ultimo, infatti, pur appartenendo all’ambito amministrativo, presenta caratteristiche paragiurisdizionali, poiché è finalizzato ad accertare i fatti garantendo il contraddittorio tra le parti e il rispetto dei principi costituzionali di buon andamento e imparzialità della pubblica amministrazione, nonché del diritto di difesa del principio di uguaglianza.

Alla luce di tali principi, l’acquisizione di registrazioni audio può essere ritenuta compatibile con le esigenze di accertamento dei fatti e di tutela delle parti coinvolte nel procedimento disciplinare.

Registrazioni audio e normativa sulla privacy

Un altro aspetto analizzato dal Consiglio Nazionale riguarda la compatibilità delle registrazioni con la normativa sulla protezione dei dati personali.

La voce di una persona costituisce un dato personale e il suo trattamento è generalmente subordinato al consenso dell’interessato. Tuttavia, il Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR) prevede che il trattamento possa essere considerato lecito anche senza consenso quando sia necessario per il perseguimento di un legittimo interesse, come la tutela di un diritto in sede giudiziaria.

Già prima dell’entrata in vigore del GDPR, il Garante per la protezione dei dati personali aveva chiarito che la registrazione di una conversazione da parte di uno dei partecipanti non richiede il consenso degli altri interlocutori quando venga effettuata per scopi personali o per esercitare il diritto di difesa.

Resta comunque necessario rispettare il principio di pertinenza e non eccedenza, evitando trattamenti sproporzionati rispetto alla finalità perseguita.

Utilizzabilità delle registrazioni nel procedimento disciplinare e il profilo deontologico

Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale esaminato, il CNDCEC ritiene che le registrazioni audio effettuate dall’esponente possano costituire prova documentale utilizzabile nel procedimento disciplinare, purché siano state realizzate lecitamente, siano finalizzate alla tutela di un diritto e rispettino i principi previsti dalla normativa sulla privacy.

Resta tuttavia da valutare anche il profilo deontologico qualora la registrazione sia stata effettuata da un professionista iscritto all’Albo. L’art. 18, comma 2, del Codice deontologico dei dottori commercialisti vieta, infatti, di registrare o divulgare conversazioni con colleghi senza il loro consenso.

In tali casi il Consiglio di disciplina dovrà valutare le circostanze concrete, verificando se la registrazione sia stata effettuata esclusivamente per la tutela di un diritto e se tale esigenza possa giustificare una deroga al divieto deontologico.