E-fattura per cessione carburati e procedimento di archiviazione sostitutivo

La legge di Bilancio 2018 ha previsto un’anticipazione dell’entrata in vigore dell’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico. Dal 1° luglio 2018 tale formalità sarà obbligatoria con riferimento alle cessioni di carburante per autotrazione (art. 1, comma 920 legge n. 205/2017).

Gli operatori, anche alla luce della recente esperienza negativa per ciò che riguarda lo spesometro, sono preoccupati per gli adempimenti. Tuttavia le maggiori difficoltà potrebbero manifestarsi non durante la fase di emissione del documento (quindi le fatture attive), ma per ciò che riguarda la ricezione delle fatture di acquisto e la gestione della fase relativa alla conservazione sostitutiva.

In generale deve essere osservato come l’esonero dalla certificazione dei corrispettivi sia applicabile esclusivamente per i rapporti con i privati consumatori. L’art. 1, comma 920 dell’articolo 1 della legge di Bilancio, prevede che le cessioni di carburante per autotrazione presso gli impianti stradali verso tutti i soggetti titolari di partita Iva, dovranno avvenire con l’emissione della fattura elettronica. Il successivo comma 921 stabilisce che per gli esercenti attività di distribuzione, l’esonero dall’obbligo di certificare i corrispettivi per le forniture di carburanti e lubrificanti per autotrazione, si applica solo per i rifornimenti effettuati a privati consumatori.

Numerosi operatori si domandano come l’esercente l’attività di rivendita di carburante sia in grado di eseguire senza eccessive difficoltà l’adempimento. Presumibilmente le società petrolifere metteranno a disposizione dei rivenditori un software in grado di generare automaticamente la relativa fattura elettronica all’atto del pagamento. La generazione automatica della fattura potrebbe trovare origine nel pagamento effettuato attraverso un mezzo idoneo in grado di assicurare la tracciabilità (carta di credito, di debito, prepagata, etc) fornendo contestualmente al rivenditore di carburante il relativo codice univoco. In realtà sarà necessario verificare in concreto come sarà gestito il servizio. Infatti, il codice univoco costituisce una informazione obbligatoria da riportare nella fattura elettronica, rappresentando l’identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura elettronica all’ufficio destinatario.
Tuttavia tale codice si utilizza per effettuare l’invio delle fatture elettroniche nei confronti della PA o di un suo ufficio.

L’obbligo, che entrerà in vigore dal 1° luglio 2018 (tra privati), pur continuando ad utilizzare il Sistema di Interscambio, dovrebbe richiedere in luogo del codice univoco, un codice destinatario a 7 caratteri, valido solo per le fatture elettroniche destinate ai soggetti privati. Esso dovrebbe essere reperito attraverso un nuovo servizio reso disponibile sul sito www.fatturapa.gov.it. Il codice potrà essere richiesto solo dai quei soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio per ricevere le fatture elettroniche. É possibile richiedere più codici fino a un massimo di 100. Per i soggetti che invece intendano ricevere le fatture elettroniche attraverso il canale PEC, è previsto l’uso del codice destinatario standard ‘0000000’ purché venga indicata la casella PEC di ricezione in fattura nel campo Pec Destinatario.

E’ dunque possibile ipotizzare nel nuovo sistema, che il pagamento effettuato in formato elettronico, con la contestuale indicazione al rivenditore di carburante del predetto codice o della PEC, dia luogo alla contestuale emissione della fattura in formato elettronico. L’indicazione del predetto codice dovrebbe consentire al software di collegarsi immediatamente ai dati anagrafici (nome, cognome, partita Iva, etc) dell’acquirente anche al fine di emettere contestualmente il documento in formato elettronico.

Il problema riguarderà soprattutto l’acquirente il quale, dopo aver ricevuto il documento in formato elettronico, lo dovrà gestire e sottoporlo al procedimento di archiviazione sostitutiva. Infatti, in caso contrario, cioè nell’ipotesi in cui il contribuente si limiti a conservare il documento in formato analogico, la documentazione si considererà, ai fini fiscali, come non conservata.

L’art. 3, comma 3 del D.M. 17 giugno 2014 prevede che la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Tale termine è valido anche per i documenti rilevanti ai fini IVA.

Con riferimento alle fatture elettroniche relative all’acquisto di carburante ricevute nell’anno 2018, l’archiviazione sostitutiva deve essere effettuata entro il 31 gennaio 2020. Infatti, il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (relative all’anno 2018) dovrebbe scadere il 31 ottobre 2019. Pertanto il termine entro cui apporre la marca temporale dovrebbe scadere entro il mese di gennaio (entro i tre mesi successivi) dell’anno successivo. Infatti, il procedimento deve essere terminato con la chiusura del lotto con la marca temporale e la firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva, ai sensi della delibera CNIPA n. 11/2004 e confermata nel 2009 dalla Agenzia delle Entrate che individua come responsabile e garante del processo di conservazione il contribuente che emette la fattura.