L'importanza delle procedure aziendali

L’imprenditore, anche sulla base di quanto previsto dall’art. 41 della Costituzione e dall’art. 2086 del c.c., ha il potere non solo di organizzare la sua attività nel modo che reputa più idoneo, ma anche di impartire direttive, effettuare verifiche e prendere, ove necessario, gli opportuni provvedimenti nell’ambito della gestione del personale.

Di conseguenza, per una corretta gestione delle problematiche afferenti l'organizzazione del personale e della vita lavorativa, gli imprenditori hanno la possibilità di munirsi di un regolamento interno che disciplini unilateralmente le regole necessarie alla corretta organizzazione della prestazione lavorativa e alla gestione della vita aziendale.

Per una facile e veloce comprensione delle regole da adottare, è opportuno che, nella stesura di un regolamento, si predisponga un articolo per ogni argomento da “ridisegnare”.

Di seguito si indicano alcune tra le principali previsioni che le aziende generalmente definiscono all'interno di un regolamento:

• rispetto dell'orario di lavoro;
• modalità di rilevazione delle presenze;
• modalità di comunicazione delle assenze non programmate;
• modalità di richiesta ferie;
• permessi durante l'orario di lavoro;
• divieti;
• utilizzo dei sistemi informatici;
• procedure per l'utilizzo di vetture aziendali;
• procedure per le contravvenzioni ai dipendenti che usano vetture aziendali;
• procedure per la richiesta di acconti sugli stipendi;
• procedure per la richiesta di anticipo TFR o per eventuali definizioni di erogazione, fissando regole di miglior favore;
• procedure di mobilità interna;
• procedure per progressioni di carriera;
• procedure disciplinari (qualora non vi fosse un codice disciplinare a parte).

Individuare i comportamenti consoni cui è necessario attenersi e definirli in modo trasparente, garantendo al contempo il rispetto della libertà personale, dei principi fissati dall'ordinamento giuridico, senza intervenire sulle regole già statuite dai Contratti Collettivi Nazionali.
Diventa, pertanto, utile e necessario per un miglior perseguimento degli obiettivi aziendali.

È importante che i dipendenti non percepiscano il regolamento adottato dalla loro azienda come atto costrittivo; piuttosto, che abbiano piena coscienza del fatto che nella loro azienda il lavoratore è considerato prima di tutto una persona che unisce alla sua competenza e professionalità un carattere e una sua dignità.

Affinché questo avvenga, è auspicabile che l'imprenditore sia in grado di trasmettere attraverso la “corretta comunicazione” un messaggio chiaro.

Innanzitutto è fondamentale diffondere che, all'interno della propria azienda, il rispetto delle regole fissate è esteso a tutti e in particolar modo a chi riveste ruoli apicali.

Perché ciò accada, è necessario comunicare in maniera diretta e inequivocabile che, tra le previsioni del regolamento, le principali regole sono quelle che riguardano i Responsabili e i Dirigenti.

È bene indicare, ma anche crederci, che i Responsabili e i Dirigenti:

• devono rappresentare un esempio;
• devono fornire la leadership con il loro comportamento;
• devono fare in modo di creare solidarietà e reciproco rispetto tra dipendenti e superiori affinché si lavori in un ambiente sano;
• devono assicurarsi che gli obiettivi aziendali e di reparto siano noti a tutti e fare in modo che siano condivisi da tutti;
• devono porre attenzione ai dipendenti e alle loro esigenze, ascoltare con attenzione i loro bisogni conciliandoli ove necessario e possibile, con le esigenze aziendali e lavorative;
• devono dimostrare ai dipendenti che il rispetto delle regole è parte fondamentale del lavoro di tutti;
• devono diffondere la consapevolezza che i risultati dell’attività non vanno mai separati dal rispetto dei principi di condotta del regolamento.

Albert Camus sosteneva che “niente è più deprecabile del rispetto basato sulla paura”.

L'arma vincente per il benessere lavorativo e aziendale è proprio quello di fissare regole ma impartirle solo come strumento di trasparenza, correttezza, organizzazione, ordine e puntualità.