Non obbligatoria la vidimazione e bollatura del libro verbali del Consiglio e del Collegio dei Revisori

Non si rivengono norme che impongano alcun obbligo di “bollatura o vidimazione” dei verbali del Consiglio dell’Ordine e dell’Assemblea degli iscritti, perché l’Ordinamento Professionale attribuisce al Segretario dell’adunanza una funzione certificatoria, atta ad attribuire efficacia probatoria al contenuto complessivo del documento.

Nulla vieta, comunque, che ciascuna amministrazione, nella propria autonomia, possa valutare l’attivazione di livelli di certificazione maggiori rispetto a quanto stabilito dalla legge attraverso previsione esplicita nel proprio regolamento di funzionamento.

È quanto emerge dal Pronto Ordini n. 178/2022, pubblicato il 3 gennaio 2023, con il quale il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC), ha fornito chiarimenti in merito all’aspetto riguardante la vidimazione e la bollatura del libro verbali del Consiglio dell’Ordine, del Collegio dei Revisori e delle Assemblee degli iscritti.

In merito ai suddetti aspetti, un Ordine territoriale ha chiesto chiarimenti al Consiglio Nazionale, il quale ha dapprima richiamato una pronuncia in merito del Consiglio di Stato, dove si afferma che «il verbale, in quanto atto giuridico appartenente alla categoria degli atti certificativi, è il documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito...” (Cons. Stato Sez. IV, 18/07/2018, n. 4373).

Il parere del CNDCEC - Il verbale, in virtù della pronuncia del Consiglio di Stato citata in premessa, secondo il CNDCEC è da annoverare entro la categoria degli atti amministrativi – certificativi (Cons. Stato Sez. II, 4/06/2020, n. 3544/2020), in quanto è un “documento preordinato alla descrizione di atti o fatti giuridicamente rilevanti compiuti in presenza del soggetto verbalizzante ed ha, di conseguenza, lo scopo di garantire certezza alla descrizione degli accadimenti, documentandone l'esistenza” (Cons. Stato Sez. VI, 30/06/2021, n. 4923).

Peraltro - prosegue il CNDCEC richiamando un’ulteriore pronuncia del Consiglio di Stato - “la non ascrivibilità del verbale agli atti collegiali comporta che la sottoscrizione di tutti i componenti del Collegio non è essenziale per la sua esistenza e validità, che possono essere incise solo dalla mancanza della sottoscrizione del pubblico ufficiale redattore, ovvero dalla mancata indicazione delle persone intervenute” (Cons. Stato Sez. II, 4/06/2020, n. 3544/2020).

Il Consiglio Nazionale, dopo queste premesse in cui richiama diverse pronunce del Consiglio di Stato, afferma che, nell’Ordinamento della Professione di Dottore Commercialisti e di Esperto Contabile, il verbale delle sedute di Consiglio e delle Assemblee è redatto e sottoscritto dal Segretario, quale pubblico ufficiale chiamato ad attestare, fedelmente e con capacità probatoria, quanto accaduto nel corso dell’adunanza.
A tal proposito, lo stesso CNDCEC richiama l’articolo 13, comma 4, del D. Lgs. n. 139/2005, il quale prevede che, per le riunioni consiliari “il segretario redige il verbale sotto la direzione del presidente. Il verbale è sottoscritto dal presidente e dal segretario”.

Anche per l’Assemblea, l’articolo 18, comma 4, del sopra citato decreto legislativo precisa che “il presidente ed il segretario del Consiglio sono, rispettivamente, il presidente ed il segretario dell'Assemblea degli iscritti”.

In virtù di quanto sopra esposto, quindi, per il Consiglio risulta che sia proprio la Legge Professionale ad attribuire al Segretario dell’adunanza, sia essa consiliare che assembleare, la funzione di pubblico ufficiale redattore del relativo verbale. In tali casi, pertanto, il Segretario assume una funzione certificativa che di norma è, invece, appannaggio dei soli notai.

Peraltro, il CNDCEC, richiama anche una norma del Codice Civile (articolo 2421), la quale prevede solo a carico delle società l’obbligo della bollatura e della numerazione dei seguenti libri:

• libro dei soci;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo della gestione;
• libro delle obbligazioni;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti;
• libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447 sexies del Codice Civile.

A giudizio del Consiglio Nazionale, quindi, non si rivengono norme che impongano alcun obbligo di “bollatura o vidimazione” dei verbali del Consiglio dell’Ordine e dell’Assemblea degli iscritti, proprio perché l’Ordinamento Professionale attribuisce al Segretario dell’adunanza una funzione certificatoria, atta ad attribuire efficacia probatoria al contenuto complessivo del documento.

Nulla vieta, ovviamente, che ciascuna amministrazione, nella propria autonomia, possa valutare l’attivazione di livelli di certificazione maggiori rispetto a quanto stabilito dalla legge attraverso previsione esplicita nel proprio regolamento di funzionamento.

Infine, con riferimento al libro verbale del Collegio dei revisori, il CNDCEC richiama, invece, la Circolare vademecum per la revisione amministrativo-contabile negli enti pubblici della Ragioneria generale dello Stato. Quest’ultima, infatti, sul tema della verbalizzazione delle attività di verifica dell’organo di controllo puntualizza che, in linea con le disposizioni del Codice Civile (articolo 2421 - ultima comma) e, quindi, in analogia a quanto previsto per i verbali relativi al Collegio sindacale delle società, lo stesso, prima di essere messo in uso, dev’essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio.