Antiriciclaggio, nuove regole UIF per le SOS: dal 1° luglio 2026 cambiano contenuti e procedure

Una nuova cornice per le SOS. Con provvedimento UIF del 18 dicembre 2025 (Banca d’Italia - UIF) sono state emanate nuove istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle SOS, operazioni sospette, elaborate anche tenendo conto delle interlocuzioni istituzionali e della consultazione pubblica.

Il punto chiave è la decorrenza operativa: i destinatari applicano le nuove istruzioni dal 1° luglio 2026. Dalla stessa data non si applica più il Provvedimento UIF del 4 maggio 2011 e relativi allegati. In sostanza, non siamo davanti a un semplice restyling dei campi della segnalazione: la UIF aggiorna principi, regole operative e presidi organizzativi per rendere più efficace la collaborazione attiva, con aspettative più nette su pertinenza dei contenuti, tracciabilità delle valutazioni, gestione della riservatezza e qualità delle informazioni trasmesse. Vediamo meglio cosa cambia.

Ambito soggettivo: cosa riguarda i commercialisti

Le istruzioni si rivolgono ai destinatari individuati dalla normativa antiriciclaggio, includendo anche i professionisti, tra cui i commercialisti, come definiti dal decreto. 

Un passaggio fondamentale è la definizione di collaborazione attiva: non coincide con il solo invio della SOS, ma è l’insieme di comportamenti e misure organizzative, procedurali, informatiche e formative, tarate in modo proporzionato su dimensioni e attività, finalizzate ad adempiere correttamente all’obbligo segnaletico. 

Come impostare l’analisi (e quando si può chiudere “senza SOS”)

Le istruzioni descrivono un processo coerente in tre fasi: individuazione delle anomalie → esame → segnalazione. 

Nel momento dell’esame, la UIF chiede di mettere in correlazione soggetto e operatività, valutando controparti e collegamenti e soffermandosi su circostanze opache, inusuali o illogiche, importi incoerenti, comportamenti omissivi o riluttanti. 

Aspetto spesso sottovalutato: il processo può concludersi legittimamente con esclusione del sospetto anche se l’ipotesi era astrattamente riconducibile a indicatori di anomalia, se l’analisi complessiva porta a ritenere il sospetto non sussistente. In tal caso, non ricorre l’obbligo di segnalazione. 

Ma la UIF introduce un’aspettativa “difensiva” per il professionista: quando si decide di non segnalare, è opportuno conservare una traccia delle valutazioni, anche sintetica o con rinvio a documenti consultati, per poter ricostruire a posteriori le ragioni della decisione. 

Contenuto della SOS: qualità informativa, pertinenza e no automatismi

Quando si decide di segnalare, la SOS deve esplicitare gli elementi informativi rilevanti e rappresentare “compiutamente” le circostanze soggettive e oggettive su cui si fonda il sospetto. 

Ma ci sono alcuni punti operativi da evidenziare. In primis, la segnalazione può riferirsi a una singola operazione o a più operazioni collegate funzionalmente/economicamente. Vanno considerate anche operatività rifiutate, tentate o interrotte, e, se note, operazioni svolte anche presso altri destinatari. 

Alla base della SOS devono esserci dati e documenti pertinenti, chiari, coerenti, completi e aggiornati, inserendo solo ciò che è utile a rappresentare motivi del sospetto e valutazioni effettuate. 

La UIF insiste poi sul divieto di automatismi segnaletici, in particolare sul contante: il richiamo alle soglie non esime dalla necessità di valutare fondati motivi di sospetto; inoltre la segnalazione non deve diventare una comunicazione “solo” di violazioni degli artt. 49 e 50. 

Anche sul piano generale, non costituiscono di per sé elementi sufficienti per inviare o non inviare una SOS la mera decisione di rifiutare la prestazione, la mera notizia di accertamenti, la mera ricorrenza di indicatori di anomalia o il mero ricorso al contante. 

Riservatezza

Un capitolo specifico del nuovo sistema antiriciclaggio è dedicato alla riservatezza delle segnalazioni e delle comunicazioni interne: i destinatari devono adottare misure idonee a mantenere riservate le comunicazioni sulle valutazioni e sulle operazioni sospette, anche quando alcune attività siano esternalizzate. 

Punto molto concreto: negli elementi descrittivi e negli allegati, occorre omettere ogni riferimento, diretto o indiretto, alle persone fisiche che hanno rilevato il sospetto o partecipato alla valutazione, nonché riferimenti al personale della UIF o di altre autorità coinvolte in interlocuzioni o accertamenti. 

Tempistiche: “massima tempestività” e gestione delle reiterazioni

Le interlocuzioni con UIF devono essere improntate alla massima tempestività. I tempi possono variare con urgenza e complessità del caso, ma i destinatari devono astenersi da condotte dilatorie e assicurare pronta collaborazione. 

Sulle reiterazioni - tema frequente in studio - la UIF chiede poi di evitare SOS “fotocopia”: se soggetti/operatività sono già segnalati, va valutato attentamente se reiterare, considerando lasso di tempo, soggetti coinvolti, flussi di ritorno, e la presenza di profili nuovi o più gravi; in particolare si valuta una nuova SOS se emergono ulteriori elementi (cambiamenti significativi, nuovi legami, scenario diverso). 

Sospensione delle operazioni sospette: cosa sapere

Le istruzioni disciplinano anche il potere di sospensione: la UIF può sospendere presso i destinatari una o più operazioni sospette, anche in assenza di segnalazione, purché non vi sia pregiudizio per le indagini. 

La sospensione ha durata massima di 5 giorni lavorativi dalla notifica via PEC. Il provvedimento è coperto da segreto d’ufficio e non è ostensibile al cliente né a terzi.

Per il professionista, la ricaduta pratica non è tanto chiedere la sospensione - tema più tipico degli intermediari -, quanto conoscere la cornice: cosa può arrivare via PEC, come gestire riservatezza e tracciamenti interni e come coordinarsi con eventuali altri soggetti coinvolti nell’operatività.

Flussi di ritorno UIF: esiti, feedback e miglioramento continuo

La UIF prevede un ritorno informativo strutturato: comunicazioni sugli esiti, schede di feedback e altri flussi, con modalità che tutelano la riservatezza. Gli esiti sono comunicati almeno semestralmente e le comunicazioni - esiti e feedback - viaggiano tramite PEC indicata dal destinatario. 

La scheda di feedback contiene valutazioni di sintesi (almeno annuali) sulla collaborazione attiva, con focus su partecipazione, tempestività, compilazione e qualità; è inviata ai destinatari che, nell’anno, hanno trasmesso un numero rilevante di segnalazioni. 

Organizzazione dello studio: referente SOS, deleghe, procedura interna ed esternalizzazioni

Per i destinatari non sottoposti a vigilanza di settore, la UIF dedica una parte agli adempimenti organizzativi. 

Il referente SOS per la UIF è il destinatario persona fisica oppure, se non persona fisica, il legale rappresentante o un suo delegato. Deve occuparsi di conservare documenti rilevanti, riscontrare richieste UIF/Organi investigativi e garantire disponibilità durante controlli. 

Sulle deleghe: nomina espressa e formalizzata. Il delegato deve avere requisiti di indipendenza, autorevolezza, professionalità e autonomia di giudizio. Aspetto particolarmente importante: il delegato non può essere un soggetto esterno al destinatario o al gruppo. 

Le esternalizzazioni di compiti di supporto sono possibili ma presidiate: servono accordo scritto, flussi informativi minimi, obblighi di riservatezza, accessi per verifiche, e soprattutto i risultati dell’attività esternalizzata devono essere vagliati autonomamente dal destinatario.

La procedura interna deve garantire valutazione tempestiva della sussistenza di operatività sospette e va verificata periodicamente, in modo da garantire coerenza strumenti, approccio risk-based e congruità valutazioni. 

Come si scrive una SOS nel nuovo impianto

Le interlocuzioni con la UIF avvengono tramite portale Infostat-UIF: ciascun destinatario si registra tempestivamente per inviare SOS e rispondere alle richieste UIF. In registrazione si indica il referente SOS e i recapiti, da mantenere aggiornati. Eventuali variazioni vanno comunicate entro 30 giorni. In più, le credenziali sono personali e il referente effettua controlli almeno semestrali sulle abilitazioni. 

La UIF conferma l’invio personale o, se possibile, tramite organismi di autoregolamentazione. Se l’attività è svolta in forma associata o societaria, la SOS può essere inviata come studio associato o STP nel cui ambito è emersa l’operatività sospetta. 

Sul contenuto, la SOS combina dati strutturati - soggetti, operatività, rapporti, legami - che devono corrispondere logicamente al perimetro dell’operatività ritenuta sospetta, ed essere coerenti con la descrizione. Parte in forma libera, in cui la qualità narrativa diventa determinante per spiegare “perché” e “come” si forma il sospetto.

Attenzione agli allegati: vanno evitati documenti non pertinenti; l’obiettivo è sostenere la ricostruzione senza “rumore informativo”. 

Dopo l’invio: sostituzioni, integrazioni, annullamenti e rischio “qualità”

La UIF può richiedere sostituzione/integrazione per incompletezze o errori: se il destinatario non riscontra entro 30 giorni, l’Unità procede all’invio agli Organi investigativi segnalando che la scarsa qualità è dovuta a mancata collaborazione. Nei casi di particolare gravità può arrivare all’annullamento, e i dati su sostituzioni/annullamenti alimentano anche valutazioni per iniziative sanzionatorie.