Comunicazione degli RLS entro il 31 marzo 2026

 

Entro il 31 marzo 2026, i datori di lavoro sono tenuti a comunicare telematicamente all’INAIL i dati dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), ai sensi dell’art. 18, comma 1, lettera aa), D. Lgs. 81/2008, Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro. 

 

La comunicazione riguarda tutti i datori di lavoro, pubblici e privati (art. 3, c. 1, D. Lgs. 81/2008), e non ha carattere annuale, essendo dovuta in presenza di specifiche condizioni. 

In particolare, l’obbligo di comunicazione sorge qualora, nel corso dell’anno 2025, si sia verificata:

• la prima elezione dell’RLS;
• la nomina di un nuovo RLS;
• la variazione dei dati già comunicati all’INAIL.

In assenza di variazioni rispetto ai dati già comunicati e presenti negli archivi dell’ente, non è richiesto alcun adempimento. 

La figura dell’RLS presenta profili peculiari nel sistema prevenzionistico delineato dal Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro. Di seguito si analizzano ruolo, modalità di elezione, attribuzioni dell’RLS, sanzioni e fasi operative per la corretta gestione della comunicazione all’INAIL. 

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS)

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è la persona eletta o designata per rappresentare i lavoratori in materia di salute e sicurezza sul lavoro. La nomina è un diritto dei lavoratori in ogni azienda che occupa almeno un lavoratore.

L’incarico ha solitamente durata triennale, salvo diversa previsione del CCNL applicato, ed è rieleggibile.

 

Modalità di elezione 

Salvo differenti disposizioni della contrattazione collettiva, l’elezione dell’RLS avviene di norma in occasione della giornata nazionale per la salute e sicurezza sul lavoro, individuata, nell'ambito della settimana europea per la salute e sicurezza sul lavoro, con decreto ministeriale, sentite le confederazioni sindacali dei datori di lavoro e dei lavoratori comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. 

In relazione alla dimensione aziendale: 

• nelle aziende o unità produttive che occupano fino a 15 dipendenti, l’RLS è di norma eletto direttamente dai lavoratori al loro interno oppure individuato per più aziende nell’ambito territoriale o del comparto produttivo (art. 48, D. lgs. 81/2008);
• nelle aziende o unità produttive con più di 15 lavoratori, l’RLS è eletto o designato dai lavoratori nell’ambito delle rappresentanze sindacali in azienda (RSU), o in loro assenza, dai lavoratori al loro interno. 

Il numero minimo di RLS è pari a:

• 1 nelle aziende o unità produttive fino a 200 lavoratori;
• 3 nelle aziende o unità produttive da 201 a 1.000 lavoratori;
• 6 nelle aziende o unità produttive oltre i 1.000 lavoratori, salvo eventuali incrementi stabiliti dagli accordi interconfederali o dalla contrattazione collettiva. 

Una volta eletto, l’RLS deve ricevere una formazione adeguata e aggiornamenti periodici, da svolgersi durante l’orario di lavoro e senza oneri a suo carico.

Attribuzioni dell’RLS

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza esercita le attribuzioni previste dall’art. 50 del D. Lgs. 81/2008. In particolare:

• accede ai luoghi di lavoro;
• è consultato preventivamente e tempestivamente sulla valutazione dei rischi e sull’individuazione, programmazione, realizzazione e verifica delle misure di prevenzione e protezione;
• è consultato sulla designazione del responsabile e degli addetti al servizio di prevenzione, addetti antincendio, primo soccorso ed evacuazione dei luoghi di lavoro nonché del medico competente;
• è consultato sull’organizzazione della formazione dei lavoratori ai sensi dell’art. 37, D. Lgs. 81/2008;
• riceve informazioni e documentazione aziendale sui rischi e relative misure di prevenzione su sostanze pericolose, impianti, macchine, organizzazione e ambienti di lavoro, infortuni e malattie professionali;  
• riceve le informazioni dai servizi di vigilanza;
• promuove l’elaborazione, l’individuazione e l’attuazione di misure di prevenzione idonee a tutelate la salute e l’integrità fisica dei lavoratori;
• formula osservazioni in occasione di visite e verifiche delle autorità competenti, dalle quali è di norma sentito;
• partecipa alla riunione periodica di cui all’art. 35 del D. Lgs. 81/2008;
• formula osservazioni e proposte in materia di prevenzione;
• segnala eventuali rischi individuati nel corso della sua attività al responsabile dell’azienda;
• può ricorrere alle autorità competenti in caso di misure di prevenzione e protezione dai rischi adottate ritenute inadeguate.  

L’RLS deve disporre del tempo, dei mezzi e degli spazi necessari allo svolgimento dell’incarico, senza perdita di retribuzione, non può subire alcun pregiudizio a causa dell’esercizio delle sue funzioni e nei suoi confronti si applicano le stesse tutele previste dalla legge per le rappresentanze sindacali.

Incompatibilità e obblighi di riservatezza

La carica di RLS è incompatibile con quella di Responsabile o Addetto al Servizio di Prevenzione e Protezione, RSPP o ASPP (art. 50 D. Lgs. 81/2008; Cass. Civ. n. 19965/2006). 

Può ricoprire il ruolo di RLS qualsiasi lavoratore, anche con contratto a tempo determinato se previsto dal CCNL, o un membro della RSU designato nell’ambito delle rappresentanze sindacali, ma non può essere il datore di lavoro, un dirigente con funzione datoriale, l’RSPP o ASPP, né un collaboratore o un consulente esterno.

L’RLS è tenuto al rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali (D. lgs. 196/2003) e del segreto industriale, in riferimento alle informazioni contenute nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e ai processi lavorativi di cui venga a conoscenza nello svolgimento dell’incarico. Inoltre, è tenuto a firmare il DVR solo per confermare l’avvenuta consultazione del documento, senza che ciò implichi responsabilità in merito alle decisioni aziendali.

 

Comunicazione telematica all’Inail

Il datore di lavoro è tenuto a comunicare all’INAIL, esclusivamente in modalità telematica, i nominativi degli RLS solo in caso di:

• prima elezione;
• nuova nomina;
• variazione dei dati già comunicati. 

La comunicazione deve contenere:

• dati identificativi dell’azienda;
• dati dell’unità produttiva;
• dati del lavoratore eletto, comprensivi di codice fiscale e data di nomina.

Termini e sanzioni

La comunicazione all’INAIL deve essere effettuata entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello in cui si è verificata la nomina o la variazione. In assenza di modifiche, nessun adempimento è richiesto. 

L’omessa comunicazione comporta una sanzione amministrativa pecuniaria da 71,19 a 427,16 €.

Mancata nomina dell’RLS

In assenza di elezione, le funzioni sono esercitate dal Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale (RLST) o di sito produttivo, proveniente dagli enti bilaterali territoriali, salvo diverse intese tra le associazioni sindacali dei lavoratori e dei datori di lavoro comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, garantendo così la rappresentanza per la sicurezza.

In sintesi:

• Se i lavoratori eleggono o designano l’RLS, il datore di lavoro comunica il nominativo all’INAIL e assicura la formazione obbligatoria;
• In assenza di elezione, il datore di lavoro non effettua nessuna comunicazione all’INAIL, ma informa l’organismo paritetico che individua l’RLST e il datore di lavoro versa il contributo previsto al fondo istituito presso l’INAIL (pari a due ore lavorative annue per ciascun dipendente). 

Si. Trattandosi di un ruolo elettivo, il rifiuto è ammesso. In tal caso interviene il rappresentante territoriale (RLST). 

Non più. L’obbligo di comunicazione sorge solo in caso di nuova nomina o designazione dell’RLS e in caso di variazione dei dati già trasmessi. 

No. Non è richiesta alcuna nuova comunicazione. 

 

ESEMPIO – COMUNICAZIONE RLS ALL’INAIL ENTRO IL 31 MARZO