Gestione del lavoro agile: riflessi su buoni pasto, ferie e controlli

Premessa

Lo smart working è una particolare forma di svolgimento dell’attività resa in parte all’interno ed all’esterno dei locali aziendali, senza precisi vincoli di orario o luogo di esecuzione della prestazione ed oltretutto sfruttando generalmente le strumentazioni tecnologiche, come pc o smartphone.

I dipendenti che svolgono l’attività in regime di lavoro agile hanno diritto ad un trattamento economico non inferiore rispetto a quello riconosciuto a coloro che svolgono le stesse mansioni in ufficio.

Le ore svolte in smart working sono equiparate al lavoro ordinario, nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge (D.lgs. n. 66/2003) e dal contratto collettivo applicato. Le retribuzioni corrisposte ai dipendenti che svolgono l’attività in lavoro agile sono da considerarsi imponibili ai fini IRPEF. Non si segnala infatti alcuna differenza rispetto alla tassazione da applicare a coloro che svolgono l’attività in presenza.

Smart working e buoni pasto

Un’ulteriore pronuncia dell’Agenzia entrate ha coinvolto il tema dell’esenzione fiscale per i buoni pasto riconosciuti ai dipendenti in smart working. In particolare, la risposta ad interpello numero 956-2631/2020 resa dalla Direzione regionale del Lazio ha chiarito che nulla cambia, in termini di tassazione, se il lavoratore svolge l’attività in ufficio o da remoto.

I buoni pasto, ricordiamolo, sono una prestazione sostitutiva del servizio di somministrazione del vitto da parte dell’azienda, esenti da IRPEF sino all’importo giornaliero di:

• 4 euro se in formato cartaceo;
• 8 euro per il formato elettronico.

Questi limiti sono indistintamente applicati ai dipendenti, a prescindere dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa..

Smart working: rimborso delle utenze

L’Agenzia entrate con la risposta ad interpello numero 314 del 30 aprile 2021, ha affrontato il quesito inoltrato da una società intenzionata a riconoscere ai lavoratori in smart working il rimborso forfettario dei costi sostenuti nell’interesse dell’azienda. Le somme in questione sono esenti da IRPEF se il criterio per determinare la quota dei costi sostenuti dal dipendente è basato su parametri analitici, ad esempio volti a individuare, per ogni tipologia di spesa, il risparmio giornaliero per l’azienda ed il costo sostenuto dal dipendente.

Ferie e lavoro agile

La maturazione delle ferie in regime di smart working è allineata alle regole applicate al lavoro “tradizionale”.

Sotto il profilo pratico, invece, può accadere di dover programmare le ferie collettive coordinandosi tra lavoratori agili e non, evitando scoperture e avendo riguardo alle esigenze aziendali. Agli smartworker deve essere garantito il diritto al riposo annuale, costituzionalmente sancito (art. 36 Cost.) e la cui disapplicazione è suscettibile di tradursi in una violazione dell’art. 2087 del codice civile. In funzione del quale il datore di lavoro è tenuto a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale del lavoratore.

In materia di ferie occorre stabilire, possibilmente in sede di accordo individuale ex L. 81/17, delle regole chiare, condivise e conformi a legge riguardo ai momenti in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere a comunicazioni lavorative. Specie durante le ferie, per prevenire situazioni di burnout e assicurare un reale distacco dalle attività professionali. Ogni contributo delle parti sociali sarà naturalmente utile.

Smartworking e controlli

Il lavoratore in smart working è soggetto al potere di controllo che è proprio del datore di lavoro.

I controlli possono riguardare gli strumenti utilizzati dal lavoratore per lo svolgimento delle sue mansioni, come pc, tablet, smartphone, posta elettronica. Tutti i controlli effettuati devono, comunque, svolgersi nel rispetto della normativa di legge (in particolare lo Statuto dei lavoratori L. n. 300/1970) e della privacy dei dipendenti. I lavoratori devono essere informati sulle modalità di esecuzione dei controlli.

L’accordo può anche stabilire che in alcuni casi i lavoratori non sono tenuti a compiere alcune azioni, per cui nel caso in cui il lavoratore non rispetta questi obblighi, può anche essere deciso il licenziamento per giusta causa. Tuttavia, il controllo effettivamente può risultare più ostico per il datore di lavoro, proprio per la modalità per cui si svolge lo smart working.

Vanno anche tenuti in considerazione altri aspetti: l’azienda può chiedere al lavoratore di utilizzare i propri strumenti, come computer, tablet o smartphone, oppure fornire questa strumentazione a tutti i lavoratori in modalità da remoto. Inoltre, i poteri di controllo non devono andare a ledere la privacy del lavoratore in smart working, soprattutto dato che, lavorando per lo più da casa, la vita lavorativa e quella privata si mescolano inevitabilmente.

Il datore di lavoro è tenuto a rispettare la privacy del lavoratore, e il datore non può installare ad esempio sul computer appositi software per il controllo della geolocalizzazione del dipendente, o programmi similari che possono ledere la privacy.

Inoltre, il datore di lavoro non può accedere ai mezzi di comunicazione, come gli indirizzi email, privati dei lavoratori, anche se può disporre di indirizzi email appositamente utilizzati per lo svolgimento del lavoro, su cui non ci è un principio di segretezza.

Il lavoratore a sua volta, non può generalmente utilizzare i mezzi di comunicazione aziendali per scopi personali, e il datore di lavoro può controllare questi mezzi, se messi a disposizione esclusivamente per il lavoro. Tuttavia, in qualsiasi caso il datore di lavoro deve informare in un momento precedente tutti i lavoratori in smart working sui controlli, anche su quelli effettuati sulla posta elettronica usata per lavoro.

Il lavoratore quindi deve sempre essere al corrente di quali sono i controlli che vengono effettuati dal titolare, sulla strumentazione, hardware o software. I controlli tuttavia devono essere sempre anonimi, da parte dell’azienda.

I controlli a distanza possono essere effettuati dal datore di lavoro solamente per rispondere a necessità organizzative e produttive, ovvero non per monitorare lo svolgimento del lavoro del dipendente, e sempre informando preventivamente il lavoratore.

Per quanto riguarda la protezione dei dati dell’impresa: con la modalità di lavoro agile infatti, è più facile che informazioni sensibili riguardo a dati e procedure aziendali possano essere portate fuori dai confini lavorativi.

L’azienda quindi può adottare sistemi di sicurezza aggiuntivi per proteggere il sistema di rete dei lavoratori, da possibili attacchi esterni, informando il lavoratore su quali sono i dati sensibili, quali sono le modalità per trattare queste informazioni e trasmetterle, quali sono le modalità di controllo prese in considerazione.

Il datore di lavoro in nessun modo può tuttavia utilizzare webcam, programmi o altri strumenti per verificare quali sono gli spostamenti del lavoratore, o per tracciare i siti da lui visitati. Il controllo dei lavoratori deve sempre passare prima da una comunicazione preventiva per informare lo stesso, vanno tenuti conto gli obblighi di privacy, e i lavoratori vanno informati sulla policy aziendale anche per tutelare i dati dell’impresa.

Riferimenti normativi

• Legge 22 maggio 2017, n. 81, artt. 18-24 (disciplina del lavoro agile).
• L. 300/1970, art. 4 (controlli a distanza).
• Art. 36 Cost. (diritto alle ferie retribuite).
• Interpello Agenzia delle Entrate n. 458/2021 (tassazione smart working estero).
• Interpello Agenzia delle Entrate n. 956-2631/2020 (buoni pasto in smart working).
• Interpello Agenzia delle Entrate n. 314/2021 (rimborso utenze).
• D.Lgs. 66/2003 (orario di lavoro e riposi).

L’esperto risponde…

Domanda 1

Quali sono i diritti economici del lavoratore in smart working rispetto a chi lavora in presenza?

Il lavoratore agile ha diritto a un trattamento economico e normativo equivalente a quello del collega in presenza, come previsto dall’art. 20, L. 81/2017. Ciò significa che ore e giorni lavorati a distanza vanno equiparati in termini retributivi e contributivi. Non sono ammesse penalizzazioni sullo stipendio né riduzioni delle tutele fiscali e previdenziali. Il reddito da smart working è imponibile IRPEF e soggetto a contribuzione INPS senza differenze rispetto al lavoro ordinario. Restano applicabili il trattamento integrativo (ex bonus Renzi) e le detrazioni per lavoro dipendente e carichi di famiglia. Anche i premi di produttività, se previsti, possono essere erogati con la stessa disciplina agevolata.

Domanda 2

Come vengono gestiti i buoni pasto e i rimborsi utenze nello smart working?

Secondo l’Agenzia delle Entrate (interpello n. 956-2631/2020), i buoni pasto concessi ai lavoratori in smart working restano soggetti agli stessi limiti di esenzione fiscale: 4 € giornalieri se cartacei, 8 € se elettronici. Non si distingue tra prestazione in presenza o a distanza. Per quanto riguarda i rimborsi utenze, la risposta ad interpello n. 314/2021 ha chiarito che sono esenti IRPEF solo se calcolati su basi analitiche che individuino la quota sostenuta nell’interesse esclusivo del datore. In assenza di criteri oggettivi, il rimborso diventa reddito imponibile. Ciò richiede policy aziendali chiare, spesso basate su parametri di consumo e risparmio operativo dell’impresa.

Domanda 3

Quali poteri di controllo ha il datore di lavoro sui dipendenti in smart working?

Il datore può controllare l’attività lavorativa anche da remoto, ma nel rispetto dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) e della normativa privacy. I controlli devono riguardare gli strumenti tecnologici forniti (PC, tablet, posta elettronica aziendale) e non possono sconfinare nella sfera privata. È vietato installare software di sorveglianza occulta, videocamere o sistemi di geolocalizzazione continui. Ogni controllo va comunicato preventivamente ai dipendenti e deve essere finalizzato a esigenze organizzative o di sicurezza aziendale, non a un monitoraggio costante della produttività. Le policy interne devono disciplinare in modo trasparente limiti, modalità e conseguenze disciplinari.

Caso pratico

Un dipendente di una società privata svolge attività in smart working per sei mesi, continuando a ricevere buoni pasto elettronici e ottenendo dal datore un rimborso forfettario mensile di 50 € per utenze domestiche. In sede di controllo, il datore teme che l’Agenzia delle Entrate possa contestare la natura esente del rimborso.

I buoni pasto sono regolarmente esenti fino a 8 € al giorno, in base all’interpello n. 956-2631/2020, indipendentemente dalla modalità di lavoro. Diverso discorso per il rimborso utenze: poiché è stato erogato in forma forfettaria, senza parametri oggettivi, esso va considerato reddito imponibile ai fini IRPEF e soggetto a contribuzione ordinaria. Per garantire l’esenzione, l’azienda avrebbe dovuto individuare criteri analitici (es. consumo medio giornaliero di energia per PC, riduzione costi aziendali di utenze e spazi). In mancanza, il rimborso deve essere regolarizzato come reddito da lavoro dipendente, evitando contestazioni fiscali future.