CNDCEC: l’obbligo di restituzione dei documenti al cliente

L’obbligo di restituzione riguarda non solo i documenti consegnati all’iscritto dal cliente, ma anche quelli predisposti dal professionista in nome e per conto del cliente in forza dell’incarico professionale, nonché quelli ricevuti da terzi per conto del cliente.
È quanto emerge dal Pronto Ordini n. 125/2019, pubblicato dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) il 29 agosto 2019 che, nell’ambito della deontologia, nello specifico, si sofferma, appunto, sulla ritenzione dei documenti.

Il quesito
Al CNDCEC è stato sottoposto un quesito da parte del Consiglio di disciplina dello stesso Ordine che, nell’ambito delle valutazioni preliminari svolte a seguito di una segnalazione pervenuta a carico di un iscritto da parte di un cliente per la mancata restituzione dei documenti, ha chiesto chiarimenti in merito all’interpretazione dell’articolo 23, comma 5, del Codice deontologico della Professione. Nel dettaglio, è stato chiesto cosa si debba intendere per “documentazione ricevuta dal cliente per l’espletamento del mandato” e se debbano ritenersi compresi in tale definizione anche gli atti o documenti redatti in ottemperanza agli adempimenti di legge, nonché le elaborazioni da questi derivanti (ad esempio libri contabili, mastri di contabilità, bilanci, ecc.).

La risposta del CNDCEC
Il Consiglio Nazionale premette che il tema della detenzione dei documenti della clientela da parte del professionista è disciplinato, anzitutto, dall’articolo 2235 del Codice Civile, il quale vieta, in generale, al prestatore d’opera intellettuale di ritenere la documentazione ricevuta dal proprio cliente al di là del tempo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti secondo le leggi professionali.

Nel Pronto Ordini in commento, il CNDCEC evidenzia che il divieto di ritenzione “appare temperato” dalla possibilità, accordata dal legislatore al professionista, di trattenere la documentazione ricevuta dal cliente, quali prove per dimostrare l’opera svolta ai soli fini della liquidazione dei compensi e delle spese e per il tempo a tal fine concesso.

È, altresì, sottolineato, così come chiarito dalla giurisprudenza, che il diritto di ritenzione (sancito per i professionisti dall’articolo 2235 c.c.) si riferisce ai soli documenti occorrenti per la dimostrazione dell’opera svolta ed ha carattere eccezionale rispetto al divieto di ritenzione, che costituisce la regola generale.

Occorre anche rilevare che il tema della detenzione dei documenti del cliente da parte del professionista è oggetto di alcune prescrizioni deontologiche. A tal proposito, il Codice deontologico della Professione, così come elencato dal Consiglio Nazionale nel documento in commento, prevede:

• nell’ambito della disciplina del subentro ad un collega (articolo 16), l’obbligo per il professionista che venga sostituito di prestare al subentrante piena collaborazione, trasmettendogli, senza indugio, e previo consenso del cliente tutta la documentazione in suo possesso (comma 3);
• nell’ambito della disciplina del compenso (articolo 25, comma 6), il divieto di ritenere i documenti e gli atti ricevuti dal cliente a causa del mancato pagamento degli onorari o per il mancato rimborso delle spese anticipate;
• in materia di rinuncia all’incarico (articolo 23, comma 5), l’obbligo di restituire senza ritardo al cliente, previo rilascio di ricevuta, la documentazione dallo stesso ricevuta per l’espletamento del mandato quando questi ne faccia richiesta, con possibilità di trattenere copia di tale documentazione solo quando ciò sia necessario ai fini della documentabilità dei propri adempimenti e per ottenere l’incasso del proprio compenso.

In conclusione, il Consiglio Nazionale, in riferimento all’ambito oggettivo del divieto, evidenzia che l’obbligo di restituzione riguarda non solo i documenti consegnati all’iscritto dal cliente ma anche quelli predisposti dal professionista in nome e per conto del cliente in forza dell’incarico professionale (ad esempio dichiarazioni fiscali, libri contabili, ecc.), nonché quelli ricevuti dal terzo per conto del cliente (ad esempio dalla P.A., dalla controparte nell’ambito di un contenzioso tributario, ecc.).

Al contrario - specifica il CNDCEC - non sono oggetto di obbligo di restituzione quei documenti (appunti di lavoro, fogli di calcolo, bozze di pareri, bozze di atti giuridici, ecc.) creati dal professionista e oggetto di proprietà intellettuale da parte del medesimo che “costituiscono vere e proprie carte interne di lavoro predisposte da questi al solo fine di adempiere alle incombenze connesse all’espletamento dell’incarico professionale”.