In pubblica consultazione le nuove norme del collegio sindacale di società non quotate

Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ha, nella giornata di ieri, posto in consultazione le nuove norme di comportamento per il collegio sindacale (non incaricato della revisione legale) delle società non quotate, invitando a formulare osservazioni fino al 10 Novembre. Tale nuova versione andrà a sostituire l’apparato di norme in essere dal 2015 e si applicherà già a partire dal 2021 per la revisione dei bilanci relativi al 2020.

Cerchiamo di comprendere le principali novità apportate rispetto all’impianto attualmente esistente.

Con riferimento alla sezione 1, dedicata alla nomina, alle cause di ineleggibilità e incompatibilità nonché alle situazioni che determinano la cessazione e la sostituzione del sindaco (non revisore), si è intervenuto sulla Norma 1.4, ove si è posto l’accento sulle differenze tra indipendenza del sindaco e indipendenza del revisore e sulla Norma 1.6, ove nel caso di cessazione dell’incarico del sindaco, si raccomanda la conservazione della documentazione di supporto alla funzione e alle attività svolte durante l’incarico.

Con riferimento alla sezione 2, dedicata alle riunioni e deliberazioni del Collegio sindacale, è stata introdotta la nuova Norma 2.1, dedicata alla verbalizzazione e alla tenuta del libro dell’organo di controllo nonché al ruolo del Presidente del Collegio sindacale. Nella stessa Norma, ed è questa la novità più rilevante della sezione, vengono altresì tratteggiate le regole che il collegio è tenuto a rispettare nell’ambito delle riunioni attraverso mezzi di telecomunicazione.

La sezione 3 è dedicata alle modalità e ai criteri con cui il Collegio sindacale effettua la propria attività di vigilanza. Le principali integrazioni attengono alla Norma 3.3 ove in tema di vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione particolare attenzione viene dedicata al conflitto di interessi e ai rapporti con parti correlate alle deleghe conferite ed alle delibere in merito ai finanziamenti e alla Norma 3.4 che meglio connota le verifiche sull’idoneo assetto organizzativo della società. Di nuovo conio è invece la Norma 3.9 destinata a regolare il tema della segretezza e della riservatezza a cui i membri del Collegio sindacale sono tenuti.

La sezione 4 si occupa di definire i rapporti tra il Collegio sindacale e gli altri organi della società, come individuati nell’art. 2405 c.c. Particolare attenzione viene dedicata, nella Norma 4.1, al ruolo dei sindaci nelle assemblee speciali, mentre la Norma 4.2 si sofferma sulla rilevanza dei flussi informativi nei consiglio di amministrazione e nei comitati esecutivi evidenziando i comportamenti a cui il collegio è tenuto nel caso in cui le decisioni vengano assunte sulla base di carenti informazioni. Un’importante novità è rappresentata dalla Norma 4.3 che si sofferma sulla vigilanza dei sindaci nelle delicate situazioni di società gestite da un amministratore unico.

La sezione 5 attiene ai poteri di ispezione e controllo attribuiti ai sindaci dall’art. 2403-bis c.c. Tali poteri possono e devono essere esercitati dal Collegio sindacale anche con scambi di informazione con gli altri soggetti preposti ai controlli societari. Sono quindi analizzati gli scambi informativi con l’incaricato alla revisione legale, con l’internal auditor (se nominato), con l’eventuale organismo di vigilanza di cui al d.lgs 231/2001 a cui è dedicata la Norma 5.5 oggetto di integrazioni e, nei gruppi, con i membri degli organi di controllo delle controllate.

La sezione 6 declina i poteri/doveri di reazione del Collegio sindacale a fronte di atti di mala gestio, gravi irregolarità ed omissioni degli amministratori. Per meglio connotare gli strumenti di reazione nell’ambito di un'unica sezione, la Norma sulla convocazione dell’assemblea per fatti censurabili del consiglio di amministrazione è stata spostata nella sezione 6, diventando la nuova Norma 6.1. Modifiche e integrazioni di una certa rilevanza hanno interessato la Norma 6.3 nella quale sono stati chiariti i doveri del Collegio sindacale a fronte di presunti atti di “mala gestio” degli amministratori denunziati dai soci ex art. 2408 c.c. È stata del pari rivista la Norma 6.4 nella quale si è recepita l’importante novità normativa apportata all’art. 2477 c.c. che reintroduce il controllo giudiziario anche nelle s.r.l.

La sezione 7 è dedicata alla relazione dei sindaci all’assemblea dei soci in merito ai controlli effettuati dal Collegio sindacale nelle proprie verifiche periodiche, alle eventuali osservazioni sul bilancio e ai rapporti tra questo documento e quello redatto dall’incaricato della revisione legale, anche al fine di meglio definire le rispettive responsabilità. Novità rilevante della norma è la possibilità concessa ai sindaci, in caso di non opinion dei revisori di non esprimersi in assemblea in merito all’approvazione del bilancio.

La sezione 8 è stata incisivamente modificata e integrata con 5 nuove Norme. La Norma 8.1 è dedicata all’approvazione vincolante richiesta al collegio in caso di cooptazione degli amministratori; le Norme 8.2. e 8.3. si soffermano sulla proposta motivata del Collegio sindacale per la nomina dell’incaricato della revisione legale e sul parere in caso di cessazione anticipata dello stesso revisore. La Norma 8.4. è dedicata all’unico vero parere contabile rimasto in capo ai sindaci attinente alla iscrizione nell’attivo dello stato patrimoniale dei costi di impianto, ampliamento, sviluppo ed ampliamento. Infine, nuova è anche la Norma 8.5. relativa al parere reso in ordine alla remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche.

La sezione 9 è finalizzata a esplicitare le attività suppletive del Collegio sindacale rispetto a quelle del consiglio di amministrazione. Più partitamente, in modo innovativo rispetto al passato, la Norma 9.2. si sofferma sui doveri/poteri - sostitutivi del Collegio sindacale nella gestione ordinaria della società nel caso di sostituzione temporanea dell’amministratore unico o del consiglio di amministrazione venuti a mancare.

La sezione 10 accoglie una serie di norme finalizzate ad analizzare il comportamento che i sindaci tengono nel corso di operazioni straordinarie delle società. La Norma sui conferimenti (10.5.) si arricchisce della tematica relativa alla cessione di azienda mentre alle problematiche ed ai rischi dei sindaci nel caso di affitto di azienda (operazione spesso realizzata in situazione di crisi) è dedicata la nuova Norma 10.6. Viene confermata la Norma (che da 10.6. è diventata 10.7.) sulle problematiche dei finanziamenti dei soci nei confronti della società attraverso l’emissione di obbligazioni o modalità dirette. Risultano leggermente modificate le Norme sui rapporti fra soci e società e vengono monitorate le problematiche attinenti agli istituti del recesso e dell’esclusione.

La sezione 11 esamina l’attività del Collegio sindacale in situazioni di crisi di impresa e in caso di insolvenza. In attesa di un quadro normativo di riferimento sulla crisi di impresa e sull’insolvenza che si possa ritenere definitivo, accanto alle Norme che restano, per ora, inalterate, si segnalano i nuovi inserimenti effettuati con riguardo alla vigilanza dei sindaci per la rilevazione tempestiva della perdita della continuità e della crisi (Norme 11.1. e 11.2.) di diretta derivazione delle previsioni contenute nell’art. 2086, co.2, c.c.