Nuovo aggiornamento all’allegato A del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate protocollo n. 89757/2018 del 30 aprile 2018, che fissa le regole tecniche di predisposizione e trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio.

La versione attuale è dunque giunta alla 1.3, a seguito delle modifiche introdotte in data 10 ottobre 2018, che si riferiscono specificatamente alle modalità di trasmissione della fattura elettronica utilizzando quale strumento di colloquio con il SDI la posta elettronica certificata.

Ricordiamo in via preliminare che il file fattura XML, oltre a dover essere predisposto secondo il tracciato previsto dal richiamato Provvedimento e dal relativo Allegato A, deve essere trasmesso a cura del soggetto emittente al Sistema di Interscambio. Sarà poi il SDI, dopo aver verificato la “bontà” delle informazioni trasmesse, ovvero il rispetto della struttura del file e della presenza delle informazioni minime di cui all’articolo 21 del D.P.R. 633/72 (art. 21-bis in caso di fattura semplificata), a recapitare al destinatario finale la fattura.

Soffermandoci sull’aspetto della trasmissione della fattura al SDI, tre sono i canali utilizzabili dai contribuenti: il file fattura può essere oggetto di upload (caricamento e trasmissione) tramite la piattaforma web Fatture e Corrispettivi, oppure tramesso tramite canale informatico dedicato – identificato dal codice alfanumerico a 7 caratteri -, oppure ancora trasmesso tramite PEC.

Per poter utilizzare la PEC per trasmettere le E-fatture al Sistema di Interscambio è necessario essere titolari di una PEC gestita da un soggetto iscritto nell’apposito elenco pubblico gestito dall’AgID, disciplinato dagli artt. 14 e15 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (“Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3” - G.U. 28 aprile 2005, n. 97). In sostanza, la PEC utilizzata deve essere gestita da un soggetto “riconosciuto” tra i soggetti autorizzati alla gestione della posta elettronica certificata.

Detto questo, era circostanza già nota che laddove si intenda utilizzare la posta elettronica certificata per l’invio delle fatture al SDI, occorre effettuare il primo invio in assoluto all’indirizzo di PEC generico del Sistema di Interscambio. A seguito di tale primo invio il contribuente viene ad essere “riconosciuto” come soggetto che invia fatture elettroniche via PEC, e gli viene comunicato un altro indirizzo PEC del SDI, diverso da quello generico, che da quel momento diviene il riferimento per il contribuente per i successivi invii.

Con l’aggiornamento delle specifiche tecniche è stato precisato ed introdotto direttamente nell’Allegato A l’indirizzo “generico” che occorre utilizzare in occasione del primo invio (e solo in tale occasione).

La prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite la PEC, dovrà utilizzare come indirizzo di posta elettronica certificata del SdI l’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Effettuato questo primo invio (da effettuarsi come si è detto indicando come indirizzo del destinatario sdi01@pec.fatturapa.it), posto che il Sistema di Interscambio per garantire una gestione più efficiente dei carichi dei dati da gestire utilizza più indirizzi di PEC tramite i quali ricevere i file, il SDI stesso invierà automaticamente alla PEC del contribuente trasmittente una comunicazione contenente l’indirizzo PEC che dovrà essere utilizzato per i successivi invii.

Ipotizzando, quindi, che venga comunicato l’indirizzo sdi20@pec.fatturapa.it, da quel momento il contribuente dovrà inviare le fatture elettroniche a tale nuovo indirizzo, e non più a quello generico sdi01@pec.fatturapa.it o altri indirizzi.

Questo passaggio richiede la massima attenzione poiché l’utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del SdI stesso.

Detto questo, restano ferme le regole già rese note nel mese di aprile scorso: il singolo file (o archivio compresso) da trasmettere dovrà essere allegato al messaggio di posta elettronica certificata. Nell’ambito dello stesso messaggio potranno essere acclusi più allegati, rispettando tuttavia i seguenti limiti: ogni file fattura (o lotto di fatture) non potrà superare i 5MB di dimensione, e gli allegati, considerati nel loro insieme, non potranno superare i 30MB.

Nel caso di invio file fattura a mezzo PEC, il contribuente riceverà sul medesimo canale le ricevute che sono previste dal flusso di lavoro previsto dalla E-fattura: nel momento in cui la PEC viene inviata, si riceverà una prima ricevuta di accettazione, emessa dal proprio gestore di posta certificata, così come avviene all’invio di una qualsiasi PEC. Questa ricevuta non costituisce accettazione da parte del SDI, ma solo comprova che i dati sono pervenuti al Sistema.

Una volta effettuato l’invio (come comprovato dalla ricevuta emessa dal gestore della PEC), il SDI effettuerà i controlli dovuti sulla fattura, rilasciando, a seconda dell’esito, ricevuta di scarto (nel qual caso la fattura non si considera emessa e dovrà essere riemessa entro cinque giorni lavorativi dallo scarto), oppure ricevuta di consegna al destinatario, o ancora ricevuta di messa a disposizione del destinatario. In questi ultimi due casi la fattura si considera emessa. Nel caso di consegna la fattura è stata recapitata al destinatario finale, mentre nel caso di “messa a disposizione” la fattura emessa è corretta, ma non è stato possibile consegnarla al cliente finale, e quindi il fornitore dovrà contattare il proprio cliente, informarlo dell’accaduto ed invitarlo a visionare la fattura nella propria area riservata del sito Agenzia delle Entrate.